Serviciile postale au evoluat foarte mult datorita avansului tehnologic inregistrat de solutiile bazate pe coduri de bare si terminale mobile, facilitand vizibilitatea operatiunilor atat pentru membrii organizatiei cat si pentru clienti.
Tehnologiile de identificare si captura a datelor au fost adoptate de majoritatea operatorilor ce furnizeaza servicii postale si curierat iar per ansamblu, nivelul de satisfactie al clientilor a crescut simtitor insa nu au disparut intarzierile si livrarile eronate. Exista posibilitatea eliminarii acestor erori utilizand o tehnologie avansata, usor de implementat?
Raspunsul este da – cu ajutorul VERDEX, o solutie moderna, revolutionara dezvoltata de Intermec Technologies; aceasta pune functii noi la dispozitia lucratorilor postali impreuna cu acuratete si eficienta sporita. VERDEX reprezinta o solutie de colectare a datelor in timp real, ce elimina problemele legate de vizibilitate conducand la rezultate exceptionale privind identificarea adreselor de livrare si preluarea datelor din formulare.
Procesul de preluare si livrare a marfurilor a evoluat dramatic in ultimii ani cu ajutorul codurilor de bare, etapa actuala fiind reprezentata de scanarea acestora si introducerea de date in terminalul mobil prin intermediul tastaturii; VERDEX trece la pasul urmator oferind acuratete fara precedent in operatiunile postale, eliminand multe din probleme chiar inainte ca acestea sa apara. VERDEX asigura verificarea rapida a adresei in punctul de ridicare al coletelor si spre deosebire de procesele manuale se integreaza usor in fluxul existent de colectare a coletelor cu interventie minima din partea utilizatorului. Noua solutie sporeste eficienta companiilor postale si practic elimina erorile de recunoastre a adreselor sporind nivelul de satisfactie al clientilor.
Cum functioneaza
In timp ce sistemele actuale se bazeaza pe introducerea manuala a datelor in fluxul de informatii, VERDEX ofera lucratorului postal, un nou mod de verificare a adreselor ce nu poate fi gasit pe terminalele mobile din piata.
Ce este mai exact VERDEX si cum functioneaza? Denumirea VERDEX a rezultat din alaturarea VER (VERification) si DEX (Data EXtraction). Fiind compatibila cu terminalele Intermec CN50 si CN3 (ambele Windows Mobile 6.1), VERDEX face parte din noua generatie de aplicatii software concepute sa elimine problemele din industria postala si de curierat la nivel global.
VERDEX functioneaza prin scanarea unei imagini cum ar fi o eticheta de expeditie folosind un terminal mobil. Apoi executa o verificare inteligenta (Smart Match Verification) intr-o baza de date comerciala pentru identificarea adresei. Pasul urmator presupune trecerea imaginii printr-un proces de filtrare in care sunt preluate informatii cunoscute din adresa incorecta comparate cu baza de date dupa care este returnata adresa corecta prevenind erorile de livrare.
Dupa cum va puteti imagina multe adrese care intra in sistemul postal contin greseli cum ar fi “strada” in loc de “alee”, notarea gresita a orasului sau numele strazii si nu de putine ori sunt omise campuri intregi. Cu ajutorul componentei Smart Match Verification si a procesului de filtrare aceste greseli sunt corectate automat asigurand o livrare corespunzatoare.
VERDEX va putea fi integrat in solutiile software ale companiilor minimizand interventia utilizatorului final astfel incat informatia corectata sa treaca automat prin procesul de confirmare a expeditiei.
VERDEX este singura solutie din piata ce poate oferi colectarea datelor in functie de context, in timp real la punctul de lucru. Aplicatiile OCR si alte solutii ale competitiei nu pot oferi nivelul de filtrare si acuratetea verificarii Smart Match atat de necesar companiilor ce doresc sa-si imbunatateasca operatiunile de zi cu zi.
Acuratete inca de la inceput
Operatorii de curierat/postali au constatat ca in actualul sistem aproape 20% din colete nu sunt vizibile in aplicatia track&trace dupa ridicarea de la expeditor. Fiind necesara introducera manuala in sistem, acestea vor deveni o surpriza neplacuta pentru lucratorii de la centrul de sortare. Avand la dispozitie doar cateva ore intre ridicarea coletelor de la client si sortarea lor la sediu, nu exista suficient timp pentru introducerea informatiilor in sistemul track & trace.
Echipamentele actuale de citire si procesare a adreselor citesc informatia scrisa pe colet de jos in sus, cautand la final campul destinat adresei. Daca dispozitivul nu poate citi una din linii sau citeste incorect adresa, coletul poat fi trimis la o adresa gresita sau livrarea acestuia sufera intarzieri considerabile. Daca mai intalneste o linie de text precum “Fragil” sau “Atentie” masinaria devine si mai confuza, crescand exponential sansele ca livrarea sa se faca eronat.
In sistemul de lucru actual, coletul poate ajunge intr-o faza avansata a procesului de expeditie inainte ca vre-o problema referitoare la adresa sa fie semnalata. In acest caz, coletul trebuie adus inapoi la centrul de sortare pentru ca eroarea sa fie corectata. Folosind VERDEX eroarea este corectata in momentul ridicarii coletului de la expeditor asigurand o procesare eficienta de la inceput.
Economia de timp realizata contribuie la imbunatatirea eficientei. Daca presupunem ca in fiecare zi un sofer ridica 10 colete ce necesita introducerea manuala a datelor, atribuind 60 de secunde fiecarui colet, ajungem la 10 minute pentru fiecare sofer. Daca inmultim cu sutele de curieri postali obtinem valoarea pierderilor zilnice in cazul utilizarii sistemului manual, la care se adauga timpul pierdut cu verificarea si sporirea sanselor de a intampina erori, toate acestea conducand la diminuarea satisfactiei clientilor si a veniturilor companiei.
VERDEX permite reducerea considerabila a timpului necesar extragerii si verificarii adreselor. Se obtin astfel nu doar economii cu forta de munca ci si eliminarea blocajelor din centrele de sortare, conferind proceselor din aval precum planificarea rutelor, mai mult timp de lucru si informatii exacte.
Pe scurt, deoarece VERDEX ingaduie curierilor sa introduca informatiile referitoare la colete in momentul ridicarii acestora de la client, procesele de logistica de la sediu sunt optimizate, coordonatorii ce planifica livrarile stiind cu mult timp in avans de unde pleaca coletul si unde trebuie sa ajunga.
Eliminarea erorilor
Studiile de piata sugereaza ca un operator postal national din Europa poate pierde cu usurinta milioane de dolari in fiecare an datorita reexpedierilor tinand cont de faptul ca procesul de reexpediere costa intre 3-5$ pentru fiecare colet. Multe companii de curierat au sisteme care utilizeaza o forma sau alta de verificare a adreselor dar aceste aplicatii functioneaza doar daca adresa este introdusa si verificata inainte de ridicarea coletului.
Din aceste considerente putem afirma ca una din cele mai costisitoare probleme din industria postala este neputinta de a livra un colet datorita adresei gresite. De multe ori este foarte greu sa depistezi o adresa gresita inainte ca pachetul sa ajunga in centrul de sortare sau mai rau inainte ca pachetul sa ajunga la destinatie. Astfel sunt generate intarzieri si cheltuieli suplimentare pentru recuperarea si directionarea corecta a coletului.
Cu toate acestea daca utilizati un terminal mobil cu scaner de tip imager, nu este nevoie decat de scanarea adresei dupa care sistemul extrage informatia, o compara si o valideaza cu baza de date VERDEX ingaduind coletului sa intre in sistem. In acest mod sunt eliminate situatiile in care soferii nu pot livra coletul datorita adresei gresite.
Sporirea satisfactiei clientilor
Livrarile intarziate sunt considerate inacceptabile de ambele parti fie ca este vorba de expeditor sau destinatar. Sectorul postal se afla de cativa ani intr-un peisaj extrem de competitiv in special datorita comunicatiilor electronice ce au cauzat reducerea cantitatilor de “posta fizica” ce trebuie manipulata, micsorand incasarile. Deoarece persoanele fizice si companiile utilizeaza intensiv serviciile internetului, companiile postale sunt puse in situatia de a-si satisface mai bine clientii pentru a-i pastra.
Cresterea pretului pentru combustibil si alti factori economici sporesc costurile operationale ce contribuie la diminuarea profitului. Drept rezultat organizatiile postale trebuie sa opereze cat mai eficient posibil. Toate acestea influenteaza direct nivelul de satisfactie al clientilor; acestia se acomodeaza cu preturile mai mari presupuse de serviciile postale dar nu mai au toleranta pentru greseli, cautand imediat alternative dupa cateva experiente neplacute.
VERDEX garanteaza cresterea satisfactiei clientilor deoarece coletele sunt vizibile coordonatorului de livrari chiar in momentul ridicarii coletului; acesta cunoaste status-ul articolelor ce trebuiesc livrate imediat ce acestea intra in posesia soferilor. Aceeasi transparenta se aplica si in cazul destinatarului, acesta avand posibilitatea de a urmari si verifica starea coletului incepand cu momentul in care acesta a plecat de la expeditor nu doar din momentul in care paraseste centrul de sortare, sporindu-i increderea ca va ajunge la timp.
In era cumparaturilor online, transparenta livrarilor este o componenta importanta a satisfactiei clientilor. Eliminarea erorilor si intarzierilor va deveni vitala odata cu inmultirea solicitarilor de livrare venite din partea clientilor. Tehnologiile precum VERDEX vor contribui la imbunatatirea satisfactiei clientilor si a loialitatii acestora.
Privind in viitor tehnologia VERDEX poate fi aplicata in multe alte industrii pe langa serviciile postale in special in aplicatiile ce folosesc baze de date foarte securizate.
Extragerea datelor de tipul informatii despre mijloace fixe, facturi de livrare, numere de inmatriculare chiar si pasapoarte vor fi materialul de lucru a tehnologiei VERDEX.
Concluzii
VERDEX va oferi companiilor o solutie completa de reducere a erorilor chiar in momentul ridicarii coletelor. Companiile postale vor beneficia de sporirea eficientei si a productivitatii eliminand una dintre cele mai costisitoare probleme specifice industriei, inainte ca acestea sa se prolifereze in baza de date. VERDEX este disponibil incepand cu luna Noiembrie 2010 prin intermediul Total Technologies – Platinum Partner si Centru de Service Autorizat Intermec, fiind suportat de terminalele mobile Intermec CN50 si CN3.
Despre Total Technologies si Intermec
Total Technologies detine o bogata experienta in implementarea solutiilor bazate pe echipamente AutoID fiind specializata in integrarea sistemelor automatizate pentru: curieri si companii postale (track & trace), forta de vanzari (SFA), gestiunea depozitelor (WMS), urmarirea bunurilor de la productie pana la livrare (Trasabilitate), inventarierea activelor.
Colaborarea de lunga durata (din 1996) cu Intermec si satisfactia exprimata de clientii nostri in urma succesului implementarilor, au adus companiei Total Technologies titlurile de Platinum Partner si Service Autorizat Intermec in Romania.
