Studiu de caz: Alegerile interne pentru reprezentanţii salariaţilor în CA
Material de Irina Orlanda
şef-Serviciu Comunicare Internă TVR
TVR are şi un public intern, nu numai unul care îl priveşte din faţa televizoarelor. Şi este unul la fel de pretenţios. Acest public numără peste 3.200 de angajaţi, cu preocupări, talente, funcţii, vârste, aşteptări diferite. Cu alte cuvinte, un public intern extrem de eterogen. Iar când instituţia în care lucrează este una publică, aşteptările lui sunt şi mai mari.
Departamentul Comunicare şi Relaţii Internaţionale, prin Serviciul Comunicare Internă, se află în slujba acestui public, aşa cum postul public se află în slujba telespectatorilor. Ce face pentru el? Îl informează, în primul rând, îl motivează sau recompensează, îl distrează, se preocupă să îi fie bine lui şi, la ocazii speciale, chiar familiei sale. Acest lucru nu depinde însă numai de Comunicare, ci depinde în cea mai mare parte de echipa managerială. Comunicarea internă este puntea între management şi angajaţi sau între angajaţi şi management. Se preocupă ca deciziile managementului să ajungă la angajaţi, dar şi ca sugestiile, nemulţumirile sau sesizările angajaţilor să ajungă la conducere, pentru a se lua măsuri.
Fiind vorba de angajaţi atât de diferiţi, şi mijloacele sau canalele de comunicare sunt de mai multe feluri, pentru a acoperi nevoia de a fi informat, indiferent de structura căreia îi aparţin, de timpul petrecut în televiziune sau pe teren, de accesul sau lipsa acestuia la un calculator. De aceea, toate mesajele interne sunt postate atât pe Intranet cât şi la aviziere, iar cele mai importante, care îi privesc pe toţi angajaţii sunt trimise şi pe e-mailurile de serviciu, adică la peste 2000 de adrese.
Nu ne sunt străine nici mijloacele mai puţin convenţionale de informare, precum forumul de pe site-ul intern, pe care se discută pe subiecte profesionale şi nu numai. Intranetul, de altfel, este piesa de bază a comunicării interne în TVR. Aici sunt stocate numeroase informaţii, de la regulamente şi norme interne, ştiri, anunţuri, secţiuni dedicate anumitor structuri (resurse umane, producţie, comunicare etc.) şi până la diverse rubrici sau sondaje interne prin care încercăm să îi facem pe angajaţi să îşi spună părerea cu privire la problemele cu care se confruntă – pagina ta, întrebarea săptămânii.
Revista internă, intrată în anul 9 de apariţie şi care până de curând era tipărită şi distribuită lunar într-o mie de exemplare angajaţilor de la studioul central şi de la studiourile teritoriale, reprezintă un alt mijloc prin care dorim să îi ţinem informaţi pe colegi, dar şi să le dezvăluim lucruri mai puţin cunoscute despre colegii, şefii sau subalternii lor. În luna mai a apărut primul număr al revistei în format electronic, postată pe Intranet şi anunţată printr-un newsletter. Având în vedere numărul mare de accesări din partea angajaţilor încă de la primul număr, sperăm că revista, în noul său format, va stârni acelaşi interes din partea angajaţilor ca şi până acum, mai ales că am profitat de ocazie pentru a introduce rubrici noi.
O particularitate pentru TVR şi pentru comunicarea internă o reprezintă existenţa studiourilor teritoriale, pe care încercăm de fiecare dată să nu le uităm şi să le oferim la fel de multă atenţie precum angajaţilor mai apropiaţi „fizic”. Din păcate, de anumite evenimente interne nu pot beneficia (de exemplu, cele organizate pentru copiii angajaţilor de 1 iunie sau de Crăciun), din motive obiective precum distanţa, transportul, cazarea etc. Ne dorim însă ca şi la nivel local să existe un fel de replică a comunicării interne de la nivel central. Însă, în măsura în care este posibil, beneficiază de orice alte beneficii ca şi colegii lor de la studioul central. Un exemplu în acest sens este campionatul intern de fotbal din iulie 2006, unde angajaţii de la studiourile teritoriale au reuşit nu numai să participe, ci şi să se claseze pe primele locuri.
Pentru că o bună colaborare între colegi necesită şi o cunoaştere mai aprofundată, comunicarea internă are în „fişa postului” şi distrarea angajatilor, scoaterea lor din mediul profesional, socializarea lor. Cu acest scop, am început anul trecut un campionat intern de fotbal, la care s-au înscris nu mai puţin de 22 de echipe, reprezentând tot atâtea structuri diferite din cadrul TVR. Participarea numeroasă şi feedback-ul pozitiv de după ne obligă să continuăm proiectul.
Pentru a exemplifica mai bine cele spuse mai sus, intrăm în bucătăria unui eveniment intern care implică într-o proporţie importantă comunicarea internă şi care este, de altfel, şi foarte „proaspăt”: alegerile interne pentru cei doi reprezentanţi ai salariaţilor în Consiliul de Administraţie al TVR, desfăşurate în perioada 24-30 mai 2007.
Cunoscut fiind faptul că TVR a rămas fără Consiliu de Administraţie (CA), demis în urma respingerii Raportului de activitate pe anul 2006 şi, în conformitate cu prevederile Legii 41 privind organizarea şi funcţionarea SRTv, trebuiau demarate proceduri pentru numirea unui nou consiliu. Dacă celelalte instituţii îşi desemnează reprezentanţii în CA al TVR, postul public de televiziune îi pune pe angajaţi să şi-i aleagă prin vot. Şi nu suntem la primul eveniment de acest fel. În urmă cu 2 ani, în iunie 2005, am mai trecut printr-o campanie electorală. Prin urmare, eram deja antrenaţi.
În acest an „ostilităţile” au început din 24 mai, când conducerea executivă a TVR, Comitetul Director, a aprobat programul de organizare şi componenţa Birourilor Electorale – central şi teritoriale. Cu membri, comisie tehnică, regulament, „sediu”, buletine de vot, ştampile, urne şi tot tacâmul. Rolul comunicării interne a început încă din prima zi, prin anunţarea de urgenţă a demarării alegerilor, dat fiind că perioada de timp în care trebuiau organizate era foarte scurtă – 7 zile – conform hotărârii Parlamentului. Grabă care nu s-a mai justificat ulterior, având în vedere că nici până acum nu a fost numit noul CA. Anunţul, de interes pentru absolut toţi angajaţii, a fost transmis pe adresele lor de e-mail, a fost postat pe Intranet şi la aviziere, pentru ca toată lumea să aibă acces la aceste informaţii. Doar toată lumea avea drept de vot!
Şi pentru că nu există alegeri fără campanie electorală, şi angajaţii TVR au avut parte de una, în limita regulilor stabilite, dar şi a creativităţii candidaţilor, 22 la număr. În urmă cu doi ani, numărul candidaţilor a fost chiar mai mare, respectiv 29. Comunicarea internă în timpul alegerilor a urmărit, pe de o parte, informarea angajaţilor şi, pe de altă parte, a candidaţilor, cu aceştia din urmă vizând în principal regulile de desfăşurare a campaniei electorale. Pentru a evita eventualele excese sau bombardarea angajaţilor cu tot felul de e-mailuri electorale, am limitat trimiterea de mesaje electronice la unul singur, expediat pentru fiecare candidat de Departamentul Comunicare şi Relaţii Internaţionale împreună cu Direcţia IT&C, de pe o adresă specială. Operaţiune care ne-a dat bătăi de cap, având în vedere că toţi candidaţii îşi doreau cele mai incisive mesaje, cu poze, pdf-uri sau alte formate, mesaje postate în corpul mailului, ataşamente etc., care să ajungă la o bază de date de peste 2.000 de adrese. Afişarea mesajelor electorale s-a făcut numai la cele zece aviziere special amenajate în puncte cu trafic intens din instituţie, deci cu vizibilitate maximă. Bineînţeles că unii dintre candidaţi au împrăştiat şi fluturaşi prin birouri… Dar, asta e, am fost din nou în campanie electorală timp de 3 zile, deşi de-abia „scăpaserăm” de cea pentru referendum.
În total, au fost transmise salariaţilor prin mijloacele obişnuite de comunicare internă, cinci anunţuri în decursul a patru zile, conţinând subiecte precum demararea alegerilor, regulamentul privind organizarea acestora, modul de votare pentru echipele de filmare aflate în deplasare, candidaturile depuse şi rezultatele votului. Am răspuns, totodată, la întrebările adresate de angajaţi pe acest subiect, fie prin e-mail, fie telefonic. Am ţinut permanent legătura cu reprezentanţii Biroului Electoral Central, pentru a prelua şi transmite mai departe orice informaţii de interes pentru angajaţi. Totodată, pe tot parcursul scrutinului au putut participa reprezentanţi ai salariaţilor şi ai presei în calitate de observatori.
Pentru a-i implica şi a-i face să participe la vot, dar şi pentru a accentua şi prin alte mijloace informaţiile transmise prin anunţuri clasice, „întrebarea săptămânii” de pe Intranet a vizat tot acest subiect – „Veţi participa la alegerile pentru reprezentanţii salariaţilor?”. Imediat după aflarea rezultatelor (dimineaţa de după noaptea numărătorii), am postat cât de rapid posibil un anunţ intern conţinând şi detalii cu privire la participarea la vot, pentru ca angajaţii să afle informaţiile corecte şi oficiale direct de la sursă. Sigur că instituţia vuia dis-de-dimineaţă pe subiectul noilor aleşi, dar la peste 3.000 de angajaţi e greu să nu „transpire” astfel de informaţii.
În final, demnă de remarcat a fost participarea foarte mare la vot, aproape dublă faţă de acum doi ani, exprimându-şi votul 2.232 de persoane din cei 3.200 de angajaţi, fapt la care credem că a contribuit şi informarea completă şi rapidă, principii foarte importante în comunicarea internă. {/viewonly}
{mosloadposition user10}
