Optimizarea performantei si gestiunea mai buna a companiilor din Romania reprezinta teme de actualitate indiferent daca vorbim despre intreprinderi din domeniul privat sau public. Cea de-a 3-a editie a studiului BPM in Romania, realizat de catre Ensight Management Consulting, prezinta modul in care peste 40 companii si lideri din diverse industrii (servicii financiare, productie, retail, energie si utilitati etc.) isi gestioneaza activitatea si procesele de business aferente. Acest studiu se alatura editiilor anterioare din 2008, 2010 si editiei speciale din 2013 despre Excelenta Operationala la nivel european, toate avand ca scop sustinerea managerilor interesati de optimizarea activitatii companiilor.
Studiul determina gradul de intelegere/implementare al conceptului de management al proceselor de afaceri si identifica trendurile existente in Romania la acest capitol.
Conceptul BPM acopera atat initiativele de analiza si optimizare a modului de lucru, cat si monitorizarea continua a performantei activitatii (prin prisma proceselor de business). In acelasi timp, sistemul BPM are drept obiectiv transformarea culturii de tip „siloz functional” catre o cultura colaborativa, bazata pe fluidizarea proceselor si a comunicarii interdepartamentale, cu accent pe orientarea catre client (extern sau intern).
● Reducerea costurilor si cresterea productivitatii utilizate pentru a supravietui in viitor: reducerea costurilor (62%) si cresterea productivitatii (43%) sunt in topul beneficiilor obtinute printr-o mai buna gestiune a proceselor de afaceri. 1 din 2 companii lanseaza initiative de tip BPM pentru a-si putea implementa strategiile de dezvoltare.
Companiile nu mai pot sa se bazeze pe cresterea pietei si ingaduinta clientilor pentru a-si acoperi ineficientele interne. Aceasta presiune externa si experienta pozitiva a altor companii plaseaza conceptul BPM in zona instrumentelor obligatorii pe care trebuie sa le aplice managementul oricarei companii.
● Companiile romanesti doresc optimizare, dar in continuare se bazeaza pe noroc: in mai mult de 80% din companii nu se cunoaste sau nu exista o procedura care sa detalieze procesul de modificare/optimizare continua a modului de lucru, desi 1 din 2 companii are procesele integral optimizate si orientate catre nevoile clientilor.
Sunt multe companii care au lansat initiative de optimizare sau care au procese care functioneaza astazi la parametri normali. Dar, dupa cum bine stim, nivelul actual de performanta nu garanteaza performanta viitoare. Cuvantul cheie a timpurilor noastre este schimbarea si aceasta impune existenta unui sistem de imbunatatire continua.
● Sistemele IT actuale sunt utile si nu prea pentru BPM: desi utile pentru asigurarea controlului si optimizarea activitatilor prin automatizare, doar 1 din 4 respondenti considera sistemele de tip ERP/ CRM ca fiind foarte utile pentru managementul proceselor de business. Aproximativ 70% intampina dificultati in regasirea informatiilor necesare pentru gestiunea proceselor in sistemele IT existente, iar extragerea datelor necesare pentru monitorizarea proceselor de business este si mai deficitara.
Sistemele tranzactionale de tip ERP/CRM nu pot sa inlocuiasca aplicatiile de tip BPMS dezvoltate special pentru a facilita managementul proceselor de business. Chiar si asa, un sistem ERP ar putea ajuta mai bine o companie daca la momentul definirii specificatiilor vor fi luate in calcul si cerintele legate de monitorizarea si managementul proceselor.
● Multi au pornit in cursa fara vitezometru: aproximativ 2/3 din respondenti nu au indicatori de performanta definiti pentru toate procesele majore ale organizatiei. Desi 84% din companii isi stabilesc tintele pentru indicatorii de performanta in baza datelor istorice, aproape 1 din 2 companii combina acest lucru cu luarea deciziilor in baza experientei si a instinctului.
Nu tot ce este important se masoara si nu tot ce se masoara este important, dar definirea unui sistem minim de indicatori pentru procesele cheie ale companiei este un element fundamental. Pentru a stabili care sunt indicatorii relevanti care necesita a fi masurati, trebuie definite, in primul rand, procesele si lantul de valoare ale companiei.
● Companiile masoara performanta in km, dar evalueaza angajatii in mile marine: doar aproximativ 1/3 din respondenti au sistemul de evaluare si motivare a angajatilor legat de obiectivele stabilite si performanta proceselor de business, desi numarul companiilor care au sisteme de evaluare a angajatilor este mai mare.
Oamenii se comporta dupa cum sunt masurati, prin urmare nu este de mirare ca eforturile/comportamentul angajatilor deseori nu ajuta companiile sa performeze. Utilitatea sistemului BPM este limitata de capacitatea transpunerii in practica, iar motivarea angajatilor de a sustine sistemul BPM este critica, din aceasta perspectiva.
● Ne plangem ca „asa e la noi”, dar nu facem nimic sa schimbam ceva: interesul pentru schimbarea culturii organizationale este de aproape 2 ori mai mic pe plan local comparativ cu tendintele internationale reflectate in studiul international BP Trends 2014.
Din pacate, sistemele BPM sunt construite de cele mai multe ori fara sa tina cont de aspectul uman al implementarii. Consecintele acestei abordari se materializeaza printr-un nivel scazut de intelegere si asimilare a sistemului BPM in cadrul organizatiei (i.e. beneficii limitate). Este important de constientizat ca un sistem BPM nu este doar o compilatie de indicatori si proceduri, ci si un savoir etre care nu apare din senin.
● Consultantii pe post de antrenori: mai mult de 50% din respondenti au utilizat servicii de consultanta pentru optimizarea activitatii. In jur de 2/3 din companii si-ar dori sa fie ajutate in dezvoltarea unui sistem de monitorizare a performantei organizatiei si dezvoltarea competentelor interne prin traininguri.
Un sistem BPM eficient si eficace necesita o paleta larga de expertiza – instrumente de optimizare procese (reengineering, Lean etc.), tehnologii informationale, resurse umane, cultura organizationala, aspecte financiare si multe altele. Aceste competente trebuie asigurate indiferent ca este o echipa interna sau externa.
Acestea si multe alte concluzii in legatura cu modul de organizare, distribuire a rolurilor si modul de implementare a sistemelor BPM in Romania sunt incluse in raportul integral al studiului. In cazul in care sunteti interesati, pentru mai multe detalii va rugam sa ne contactati la adresa ion.ghimbovschi@ensight.ro.
