Soluţie de management al costurilor cu telefonia
Astazi nu putem concepe nimic fără comunicare. Fie că este personală, pe e-mail, pe telefon sau orice alte mijloace, comunicarea este foarte importantă pentru mediul de afaceri. Prin comunicare se genereaza contacte cu clienţii şi partenerii şi implicit profitul. Unul din mediile de comunicare cu un ritm accelerat de creştere în ultimii 10 ani în România este comunicarea prin telefon. Tot prin reţelele de telefonie s-a dezvoltat recent şi transferul de date împreună cu multe alte servicii conexe. Există acum pe piaţă o multitudine de alternative cu avantaje şi dezavantaje şi implicit costurile aferente. De aici nevoia companiilor de a avea un management cât mai eficace al acestei activitati care generează direct in primul rând costuri şi indirect vânzări, creştere şi profit. Noi am identificat, două modalităţi de optimizare a costurilor cu telefonia într-o organizaţie: identificarea şi eliminarea (sau ţinerea sub control) a apelurilor personale, nejustificate sau ineficiente ale angajaţilor, şi obţinerea de preţuri optime de la furnizorii de servicii de telefonie pentru toate serviciile sau pentru cele cu pondere mare sau cu importanţă ridicată pentru afacere. Ca să poţi optimiza, trebuie în primul rând să măsori. Este aşadar necesară mai întâi identificarea nevoilor afacerii, a costurilor şi a alternativelor, lucru care presupune prelucrarea unui volum mare de date. Ca şi în alte domenii astăzi, şi în acest domeniu, aplicaţiile software specializate aduc un plus de valoare şi o importantă reducere a costurilor, vizibilă, şi în cele mai multe cazuri foarte uşor de estimat.
SolvIT Networks a rezolvat această problemă dezvoltând aplicaţia CallViewer, bazată pe o soluţie vizionară de Business Intelligence, platforma QlikView. Astfel, am dezvoltat o aplicaţie care importă într-o bază de date informaţiile detaliate despre serviciile de telefonie primite de la furnizori şi permite apoi analizarea lor, având în acest moment dezvoltat un set optim de raportare şi oferind implicit cele mai importante analize de cost cu telefonia necesare într-o organizaţie.
La momentul actual, toţi operatorii oferă clienţilor liste electronice, detaliate până la nivel de apel, cu serviciile care stau la baza facturii. După ce importăm în aplicaţie aceste liste, fie cele detaliate, fie agregate la nivel de număr şi serviciu, oferim practic instant în interfaţa utilizator o serie de analize şi rapoarte cu privire la costurile de telefonie.
Profitând de flexibilitatea platformei QlikView am reuşit să importăm date detaliate primite de la operatorii de telefonie mobilă, cele primite de la companiile de telefonie fixă şi chiar datele din centrala telefonică de companie, dacă aceasta oferă aceste informaţii. Suntem astfel în măsură să putem analiza inclusiv traficul intern al unei organizaţii. Datele se importă inclusiv din log-uri de tip text, din fisere .csv, Excel, sau din bazele de date consacrate.
În interfaţă sunt disponibile un numar de peste 50 de rapoarte şi analize de costuri, minute, servicii pe diferite dimensiuni: temporal (pe ani, pe luni, pe zile, până la intervale orare), pe tipuri de servicii, pe operatori, pe departamente, pe numere de telefon, pe angajat. Aplicaţia conţine chiar un raport printabil în format .pdf cu costurile aferente fiecărui angajat. Tipul de analize este practic nelimitat. Singurele limite sunt date de imaginaţia şi nevoile clientului. Adăugarea şi customizarea setului de analize existent este extrem de facilă. În funcţie de cerinţele clientului este posibil ca în mai puţin de o săptămâna să schimbăm complet interfaţa: tipurile de grafice, coloristică, indicatori şi dimensiuni de analiză.
În funcţie de bugetul alocat de către compania client se poate face o implementare minimă, cu acces la informaţii pentru un singur utilizator (managerul flotei) până la acordarea accesului direct la datele proprii pentru fiecare departament sau posesor al unui număr de telefon.
„Ţin să subliniez flexibilitatea ridicată şi posibilitatea practică de a adapta aplicaţia complet după nevoile personalizate ale fiecarui client. Odată ce obţinem setul de date şi lista de cerinţe, în cel mai scurt timp specialiştii noştrii vor face adaptările necesare în acord cu cerinţele dumneavoastră şi, cel mai important, în maxim două săptămâni, aplicaţia va lucra la reducerea costurilor din organizaţie. În afară de flexibilitatea ridicată aş mai puncta şi termenul foarte scurt de implementare rezultatele vizibile fiind practic imediate.” A declarat Ion Morosanu – Project Manager Business Solutions al SolvIT Networks.
Avem motive puternice să credem că putem oferi soluţia optimă pe piaţa locală din punctul de vedere al raportului beneficii – costuri, beneficiile majore pe care le amintim fiind următoarele:
· informaţie şi control: oferind vizibilitate totală şi facilă, până la detaliu, asupra tuturor elementelor de cost, identificarea alternativelor de acţiune pentru controlul costurilor devine astfel o activitate foarte simplă; mai mult, prin folosirea analizelor de tip scenariu, deciziile devin mai rapide şi evident mai uşoare.
· obţinerea răspunsurilor instant „la un click distanţă” – odată deschisă aplicaţia, toate rapoartele şi analizele pot fi accesate instant dupa selectarea dimensiunilor de analiză dorite; nu mai este deci nevoie să aştepţi zeci de minute sau ore până se prelucrează sau rulează un raport şi apoi alte zeci de minute să adaugi o dimensiune sau informaţie nouă, disbonibilă în alt raport… sau poate foarte greu disponibilă.
· reducerea la minimum a efortului (şi implicit a costului) obţinerii informaţiilor relevante. Tot ceea ce trebuie făcut este să salvam datele primite de la operatori într-un folder, să comandam aplicaţiei să importe datele şi apoi trecem imediat la analiză.
Avînd în vedere aceste avantaje şi posibilităţile de reducere a costurilor ce devin transparente cu aplicaţia noastră, estimăm ca un termen rezonabil de recuperare a investiţiei este de maxim şase luni. Mai mult, costul total al folosirii este redus şi prin faptul că nu este grevat de necesitatea suportului ulterior. Acesta este minim şi constă mai degrabă în adaptări suplimentare.
{mosloadposition user10}
