De ce este importantă pentru o companie organizarea unei simulări de criză?
Este bine cunoscut faptul că, în activitatea oricărei organizații, indiferent de mărime, crizele sunt inevitabile. Pregătirea pentru astfel de momente critice poate determina diferența între succes și eșec pe termen scurt, mediu și lung.
În acest context, simulările de criză periodice, care includ exerciții ce acoperă toate aspectele – de la decizii logistice și de resurse umane până la elaborarea drafturilor pentru declarații de presă – sunt esențiale pentru pregătirea echipelor de top și middle management.
În cazul unei companii de anvergura EGGER, care se confruntă frecvent cu provocări specifice industriei, organizarea regulată a unor astfel de simulări devine absolut necesară.
Contextul EGGER
EGGER activează în România din 2004, având o unitate de producție la Rădăuți din 2008, una dintre cele mai mari investiții greenfield (de la zero) din țară, depășind 570 de milioane de euro.
De-a lungul anilor, compania a crescut continuu, devenind un jucător important pe piața națională, dar și globală de materiale pe bază de lemn. EGGER și-a extins constant gama de produse și servicii, adaptându-se la cerințele pieței și schimbările din sectorul de producție. Astăzi, este lider în industria prelucrătoare de lemn din România, raportat la cifra de afaceri.
În plus, la fabrica din Rădăuți lucrează peste 850 de persoane, EGGER fiind unul dintre cei mai mari angajatori din regiunea Moldovei.
Activitatea EGGER în România este structurată pe principiul economiei circulare, în care nimic nu se pierde, ci totul se reutilizează.
Astfel, EGGER a identificat necesitatea de a-și antrena echipa în gestionarea reacțiilor și deciziilor sub presiune, comunicarea eficientă în echipă și cu stakeholderii, și aplicarea procedurilor din Manualul de Criză al companiei.
Provocarea
Crearea acestui scenariu de criză a necesitat o cercetare aprofundată a cauzelor și impactului unei crize similare într-o companie din industrie, fiind cercetate și precedente înregistrate la nivel internațional.
De asemenea, s-a realizat o examinare detaliată a rolurilor echipelor de intervenție și a structurii organizatorice a fabricii EGGER din Rădăuți. Aceste investigații au fost esențiale pentru ca echipa Lighthouse PR să construiască un scenariu de criză realist, care să ofere echipei EGGER o simulare cuprinzătoare, complexă și credibilă, reflectând posibilele provocări din activitatea companiei. În plus, s-a acordat o atenție deosebită implicării tuturor factorilor de decizie din management, prin exerciții care au solicitat reacții concrete din partea acestora.
Strategia
Dacă simularea de criză efectuată în 2023 a abordat un scenariu complicat, precum un incendiu la depozitul de lemn, anul acesta echipa de management EGGER a fost pusă în fața unui scenariu și mai complex, care ar putea fi considerat un adevărat “coșmar” pentru top management. Scenariul de criză a prevăzut o explozie la rezervorul de metanol, survenită în timpul pauzei de masă din minivacanța de 15 august.
Acest incident ipotetic a avut loc într-o perioadă caniculară, când echipa era subdimensionată din cauza concediilor de vară și a zilelor libere oficiale.
Nivelul de pregătire operațională a fost riguros testat prin introducerea treptată a mai multor elemente surpriză: 6 decese, 4 răniți, o persoană dispărută, pagube semnificative la echipamente, distrugerea unor facilități, investigații ale autorităților și o expunere mediatică negativă la nivel național.
Această simulare de criză a fost esențială pentru pregătirea echipei de management, permițându-le să exerseze comunicarea sub presiune cu echipa, angajații, autoritățile, jurnaliștii și chiar cu familiile angajaților presupus decedați, conform cerințelor din brief. Scenariul a fost construit având în vedere Manualul de Criză al EGGER.
Simularea s-a desfășurat sub forma unui exercițiu pe hârtie (tabletop exercise), în cadrul căruia echipa a avut acces la documentație fizică, dar a utilizat și grupuri interne de WhatsApp pentru a transmite mesaje de interes general în timp real.
Obiectivul trainerilor Lighthouse PR a fost să demonstreze că, într-o situație de criză, pot apărea necunoscute și evoluții imprevizibile, chiar și atunci când fluxurile operaționale sunt bine controlate și există măsuri de back-up solide.
De asemenea, Lighthouse PR a evaluat coordonarea dintre membrii Celulei de Criză, abilitățile de comunicare internă, leadershipul și capacitatea de delegare, receptivitatea la opiniile experților, asumarea unei strategii de comunicare coerente și aplicarea procedurilor esențiale, toate acestea sub presiunea timpului.
Rezolvarea
Exercițiul a fost organizat în două echipe, selectate aleatoriu din rândul celor desemnați să facă parte din Echipa de Criză și rezervele acestora. Fiecare echipă a primit secvențial fragmente din scenariu, precum și mockup-uri de relatări din social media și mass-media, menite să sporească realismul scenariului. Fiecare membru al Celulei de Criză a avut roluri bine definite, concentrându-se atât pe provocările operaționale, cât și, în mod special, pe aspectele de comunicare. Exercițiul s-a desfășurat pe parcursul a două ore, fiind structurat în patru actualizări ale scenariului, câte una la fiecare 30 de minute.
Rezultate
Simularea de criză a echipat fiecare membru al echipei cu o înțelegere strategică a evoluției unei crize și a clarificat rolurile esențiale în gestionarea eficientă a acesteia.
Exercițiul a generat o evaluare detaliată a domeniilor ce necesită îmbunătățiri, permițând echipei să elaboreze soluții inovatoare și viabile, gata de implementare în scenarii de criză de mare risc.
Al doilea nivel de management a obținut o perspectivă aprofundată asupra dinamicii complexe și imprevizibile a crizelor, consolidându-și capacitatea de reacție.
Simularea a subliniat importanța unei pregătiri proactive, relevând faptul că astfel de crize pot izbucni în orice moment și că un management eficient necesită o abordare integrată și complexă.
Exercițiul a identificat comunicarea eficientă în timpul crizei ca fiind un element central, esențial pentru succesul gestionării situațiilor critice.
ECHIPELE
Team LIGHTHOUSE PR: Ana Maria Gardiner (Managing Partner, Trainer & Facilitator), Mihaela Gîdei (PR Specialist, Trainer & Facilitator), Mădălina Cătălin (Project Manager, Support)
Team EGGER Romania: Middle & Top-managementul companiei
