Articol de Violeta-Loredana Pascal, General Manager PRwave International & business coach
Material apărut inițial in revista ITTrends (acum închisă)
O fi astenia de primăvară de vină (deşi la cum a fost începutul acestei primăveri… înţeleg de ce a fost creat acel meme intens dat mai departe în cadrul social media şi care spunea că „era să fac astenie de primăvară dacă nu venea iarna din nou”), dar din ce în ce mai mulţi oameni par a fi copleşiţi de cât de multe lucruri au de făcut la birou.
Sunt persoane cu funcţii diferite, din companii variate. Sunt oameni capabili să își gestioneze, de obicei, bine timpul. Dar ceva se întâmplă, așa că am decis să împărtășesc cu voi câteva strategii și sfaturi care să vă ajute să gestionați mai bine timpul petrecut la serviciu și să eliminați sentimentul de copleșire.
O mențiune importantă: nu trebuie să puneți toate strategiile și recomandările în practică pentru a avea rezultate. Important este să alegeți ceea ce vi se potrivește.
sursa foto
Faceți o listă cu lucruri de făcut și cu durata activităților
Multe persoane folosesc lista cu lucruri de făcut pentru a putea face tot ce trebuie într-o zi. Evident, importantă este și prioritizarea activităților (cât de urgente sunt, când trebuie să fie realizate etc.).
Dar puțini oameni adaugă și timpul estimat pentru fiecare activitate în parte. Și mai puțini sunt cei care estimează în mod obiectiv durata fiecărei activități în parte – element-cheie de altfel pentru o bună gestionare a timpului.
Lăsați timp liber pe listă
Nu vă ocupați toată ziua cu activități. Sentimentul de copleșire apare de când vedeți acea listă și remarcați faptul că, în afară de o scurtă pauză de prânz, nu aveți nicio clipă de pierdut.
Includeți suficient timp liber pentru urgențe și pentru pauze. Aș recomanda ca lista cu activități de făcut să ocupe maxim 60% din zi. Se poate să fiți sunați de multe ori – și să aveți chiar conversații lungi. Se poate să apară ceva ce trebuie soluționat pe loc ori tot în acea zi.
Dacă aveți ziua ocupată deja, cum vă puteți ocupa de noua urgență? Cum să petreceți timp discutând la telefon dacă nu aveți deloc acele minute disponibile, conform programului pe care vi l-ați făcut?
Statul peste program pentru a rezolva totul este o soluție, firește, dar, pe termen lung, duce la epuizare. Iar burnout este cu adevărat o problemă și ceva ce vă doriți să evitați.
Soluții?
Vedeți ce puteți delega
Încercați să nu vă propuneți să faceți totul. Vedeți ce puteți delega din lista de activități. Sau, analizați posibilitatea de a angaja pe cineva să facă anumite lucruri.
Puteți angaja terțe companii sau, dacă sunteți freelanceri, puteți lua în calcul colaborarea cu un VA (virtual assistant).
Dacă analizaţi datele cu atenţie s-ar putea să remarcaţi că, deşi plătiţi pe cineva pentru a realiza anumite activităţi, de fapt câştigaţi. De ce? Întrucât în timpul economisit prin delegarea sarcinilor, puteţi face alte lucruri, care aduc bani mai mulţi decât cei pe care îi daţi persoanei sau firmei delegate.
sursa foto
Stabiliţi ce puteţi face în altă zi
În momentul în care vă uitaţi la acea listă de lucruri pe care trebuie să le faceţi în acea zi, înainte de a vă apuca de ele, întrebaţi-vă, în cazul în care sunt prea multe activităţi, dacă toate trebuie făcute în acea zi.
S-ar putea să remarcaţi că aşa cum sunt sarcini pe care le puteţi delega, există şi lucruri pe listă care pot fi amânate. Stabiliţi aşadar de la bun început ce trebuie făcut în acea zi şi ce poate fi amânat.
Dacă reuşiţi să faceţi totul de pe listă, e minunat. Dacă v-au rămas doar lucruri care nu erau urgente, tot este bine.
Faceţi o listă cu ce aţi făcut
Am văzut acum câţiva ani această recomandare într-un articol şi mi s-a părut interesantă. Am încercat apoi să o folosesc şi am sfârşit prin a recomanda şi unor clienţi care aveau probleme cu senzaţia că au, zi de zi, prea multe de făcut.
Articolul în cauză spunea că ar trebui să notaţi toate lucrurile pe care le faceţi. Astfel, în loc de o listă cu tăieturi şi eventual sarcini amânate pentru ziua următoare, veţi avea o listă cu lucrurile pe care le-aţi făcut, ceea ce vă va da un sentiment de împlinire (şi duce la diminuarea şi chiar eliminarea stresului).
Discuţie cu superiorii
În cazul în care nu sunteţi parte din aparatul de conducere din companie, dacă remarcaţi faptul că aveţi mereu prea multe de făcut şi că niciodată nu pierdeţi timpul, atunci poate că e cazul să aveţi o discuţie în care să cereţi angajarea unui coleg sau delegarea unor activităţi altor subalterni, nu doar vouă.
Aveți, mereu, prea multe lucruri de făcut?
