Organizarea evenimentelor private – 5 sfaturi de care să ții cont

Corin Romanescu, CEO al Centrului de Evenimente The President

Organizarea evenimentelor private este un domeniu atractiv și interesant care beneficiază de tot mai mulți adepți. Pentru a putea deveni un profesionist în acest domeniu, trebuie să îndeplinești 5 condiții de bază, fie că vorbim despre organizarea evenimentelor private pentru persoane fizice (nunți, botezuri, majorate, petreceri aniversare etc.) sau a evenimentelor corporate (petreceri private, petreceri de Crăciun, conferințe etc.):

1. Spirit organizatoric
Este foarte important ca persoana ce se ocupă de organizarea evenimentelor private să fie o persoană organizată, care să știe să realizeze un calendar organizatoric și, mai ales, să-l respecte fără a intra în criză de timp; majoritatea clienților, fie că sunt persoane fizice sau juridice, nu sunt specialiști în domeniul organizării evenimentelor și se adresează unui organizator de evenimente în speranța că vor avea un eveniment perfect, în ceea ce privește organizarea, fie că este vorba despre amplasarea meselor, alegerea culorilor, catering sau pachete de băuturi.

2. Atenție la detalii
Culoarea aranjamentelor florilor, a fețelor de masă, tipul scaunelor folosite pot fi detalii nesemnificative pentru anumiți clienți dar pentru alții pot avea o importanță covârșitoare. Indiferent ce tip de client ai, trebuie să fii conștient de faptul că toți se așteaptă ca cel mai mic detaliu al petrecerii să fie gestionat cu atenție de către organizatori, iar eventualele mici sau mari derapaje vor fi sancționate.

3. Orientare spre client
Un organizator bun de evenimente trebuie să știe permanent în ce stadiu este organizarea unui eveniment, ce probleme a întâmpinat pe parcurs, ce-și dorește clientul și cum să-i ofere și, mai ales, să aibă furnizorii potriviți pentru orice tip de solicitări. În vocabularul unui organizator de evenimente profesionist ideea de consiliere și parteneriat cu clientul trebuie să se regăsească permanent. Nu uitați că majoritatea clienților sunt susceptibili și își doresc să se simtă bine alături de organizatorii de evenimente, fără a se simți ”jecmăniți”!

4. Servicii all inclusive
Serviciile pe care le oferi te pot diferenția de concurență și îți pot transforma localul într-un spațiu dorit și căutat de organizatorii de evenimente private și de clienți. Cu cât oferi mai multe servicii, cu atât ești mai căutat, deoarece majoritatea clineților sunt oameni extrem de ocupați care încearcă să delege anumite responsabilități unei companii sau persoane de încredere. De aceea, cu siguranță vor fi încântați că nu mai trebuie să se ocupe de aranjamentele florale pentru un eveniment sau de ”îmbrăcamintea” scaunelor și a meselor. Un ”cheese bar” sau ”smoke bar” ar putea să fie un detaliu de efect care să atragă atenția participanților și să fie extrem de apreciat de client, dacă este oferit în pachetul de evenimente negociat încă de la început. Serviciul de ”welcome drinks” sau tortul incluse în preț ar putea fi câteva dintre elementele diferențiatoare pentru o ofertă atractivă.

5. Diplomație și răbdare
A ști cum să vorbească inclusiv cu clienții nervoși sau supărați este foarte important pentru un organizator de evenimente profesionist, de aceea, atitudinea diplomatică și răbdarea trebuie să fie atuurile oricărei persoane ce își dorește o carieră în acest domeniu. Nu uitați că aveți de-a face cu clienți obosiți, nervoși și stresați de familie sau de șefi, astfel că toate frustrările lor se pot revărsa asupra voastră. De aceea este bine să acționați cu tact și să sugerați schimbări doar în cazuri excepționale.

Despre Corin Romanescu
CEO al Centrului de Evenimente The President, Corin Romanescu activează de 20 de ani pe piața HORECA fiind martor al principalelor tendințe ale fiecărei perioade. În ultimii 5 ani a contribuit la organizarea cu succes a peste 1000 de evenimente corporate și private, oferind sfaturi practice și sprijin pentru sute de cupluri și zeci de companii din sectorul privat.

În ultimii ani Corin Romanescu s-a implicat în activități de leadership, inițiind derularea unor programe educaționale, sociale și culturale, pentru sprijinirea tinerei generații de profesioniști. Recent, a inițiat proiectul ”Sănătate prin aqua gym”, un program ce pune accentul pe o problema curenta a societății moderne: sedentarismul, alături de un program educațional axat pe sprijinirea culturii românești.

Despre The President
Situat pe malul Lacului Tei și înconjurat de vegetația parcului cu același nume, Centrul de Evenimente The President este special amenajat pentru evenimente private sau corporate, de diferite dimensiuni. THE PRESIDENT dispune de un restaurant deschis zilnic pentru publicul larg si de 5 saloane pentru evenimente, alături de o terasă, o piscină și un centru de evenimente pentru copii.