Marea provocare: eficientizarea costurilor unei campanii de PR

Raluca Dinu, Account Manager Media Pozitiv

Situaţia economică actuală i-a obligat pe mulţi profesionişti în comunicare să-şi regândească bugetele, adică să facă aceleaşi lucruri cu bani mai puţini, dar cu rezultate similare. E adevărat că tăierea bugetelor nu este o veste bună, dar poate fi privită şi ca o provocare. E un îndemn pentru creativitate şi un mai bun management al resurselor.

Iată câteva soluţii pentru a reduce bugetul unei campanii fără a face rabat de la rezultate:

1. Analizaţi rezultatele campaniilor anterioare. Veţi vedea care sunt acţiunile şi canalele de comunicare care v-au adus cele mai bune rezultate în comunicarea cu publicul ţintă pentru că, de cele mai multe ori, drumul ştiut este cel mai scurt. Veţi putea face şi o analiză a eficienţei versus cost. De asemenea, e bine să ştiţi şi ce face concurenţa. Studiile de caz de pe site-urile agenţiilor, competiţiilor şi publicaţiilor de profil vă pot dezvălui detalii importante.

2. Sfătuiţi-vă cu prietenii din industrie. Este posibil ca ei să fi încercat deja lucrările pe care le plănuiţi şi vă pot împărtăşi din experienţa lor. De exemplu, o campanie online pe site-ul unui ziar de business este mai eficientă decât una în print, un teledon nu este neapărat cea mai bună soluţie din punct de vedere al resurselor investite în comparaţie cu valoarea donaţiilor. O campanie de PR care are în centrul său şi donaţii prin sms poate obţine rezultate mai bune.

De asemenea, sfaturile prietenilor vă pot fi utile şi în alegerea unui loc pentru desfăşurarea evenimentului, a unei firme de catering sau în negocierea unui onorariu pentru un speaker, master of ceremony etc.

3. Ţineţi cont de publicul ţintă şi de obiectivele campanie. De exemplu, chiar dacă un ONG îşi doreşte vizibilitate, pentru o campanie care se adresează unui public restrâns – 100 de liceeni, nu este neapărat nevoie să aibă spot radio şi TV. Un minisite şi o comunicare activă prin intermediul social media pot duce la atingerea obiectivelor fără a folosi foarte multe resurse. Apariţiile în cel mai citit tabloid nu garantează faptul că mesajul a ajuns la publicul campaniei, care preferă publicaţiile specializate.

4. Cereţi întotdeauna mai multe oferte. Succesul unei conferinţe de presă sau a unui eveniment nu ţine neapărat de faptul că are loc în cel mai scump hotel din Bucureşti. Dacă veţi cerceta cu atenţie, puteţi găsi locuri deosebite la preţuri mai rezonabile. În plus, ieşiţi din monotonia evenimentelor organizate la hotel, care, de multe nu se potrivesc tuturor categoriilor de clienţi şi evenimentelor organizate de aceştia. În ceea ce priveşte cateringul, am avut surprize extrem de plăcute din partea unor firme care, deşi aveau preţuri mai mici, serviciile şi produsele erau foarte bune.

5. Indiferent de durata campaniei, evaluarea intermediară nu trebuie să lipsească. E mai bine să ştiţi din timp dacă o campanie îşi va atinge obiectivele. Astfel, vă puteţi regândi strategia, veţi putea renunţa la un eveniment costisitor adresat unei categorii restrânse de public în favoarea altor canale care şi-au dovedit utilitatea.

6. Daţi feedback partenerilor şi prietenilor. De curând, am fost la un eveniment care se anunţa extrem de interesant datorită conceptului, invitaţilor, cateringului şi locului. Evenimentul a fost un succes. Invitaţii s-au bucurat de surprizele pregătite, mâncarea a fost extraordinară, atmosfera extrem de plăcută. Şi, totuşi, am rămas cu un gust amar pentru că ştiam o parte din detaliile legate de organizare. Iată doar un exemplu: deşi gazdele (proprietarii clădirii) au promis că vor asigura câteva aparate de aer condiţionat, la eveniment a ajuns doar unul şi asta în condiţiile în care afară erau vreo 35 de grade la umbră, iar invitaţii erau vreo 200. Dacă organizatorii nu ar fi fost prevăzători, ar fi riscat să rămână fără invitaţi după primele 10 minute sau ar fi depăşit substanţial bugetul evenimentului deoarece, în doar câteva ore, ar fi trebuit să găsească nu ştiu câte aparate de aer condiţionat.

E bine ca partenerii dumneavoastră să ştie că o colaborare poate fi punctuală sau pe termen lung. Depinde de ambele părţi durata acesteia. Dacă vi se cere un sfat referitor la alegerea unei săli, a unui distribuitor etc., daţi feedbackul corect. S-ar putea ca data viitoare să fiţi dumneavoastră cel care are nevoie de ajutor.

7. Fiţi la curent cu noutăţile. Cine-ar fi crezut acum câţiva ani că vom face campanii de comunicare cu o componentă importantă de online (bannere, filme pe Youtube, comunicare activă cu publicul ţintă prin intermediul reţelelor sociale)?! E bine să fim la curent cu ce se întâmplă pe piaţă, inclusiv din punct de vedere al tehnologiei, pentru a le putea oferi clienţilor soluţii eficiente şi inedite. De exemplu, lansarea în România a celui mai mic telefon din lume, Modu, a fost făcută prin intermediul unei campanii pe Facebook.

Şi, totuşi, se poate. În fiecare an mă bucură întâlnirea cu studenţii la comunicare şi relaţii publice care vin la noi în practică. Îmi place să-i implic în toate activităţile agenţiei ca să înţeleagă ce presupune munca unui specialist în relaţii publice. Sunt cei mai încântaţi când îi provoc să mă ajute cu planificarea unei campanii de relaţii publice. De fiecare dată mă surprind cu entuziasmul şi creativitatea lor. Elanul se mai domoleşte însă când ajung la partea practică de care ne lovim şi noi în fiecare zi: câte dintre propunerile lor pot fi puse în aplicare ţinând cont de bugetul şi aşteptările clientului?! Dar studenţii trec cu brio şi acest test.

Până la urmă, chiar dacă majoritatea specialiştilor în relaţii publice au ales această profesie şi cu speranţa că au scăpat definitiv de calcule, ei sunt, fără să vrea, maeştrii ai cifrelor: gestionează bugete, au grijă ca obiectivele să fie atinse şi îşi evaluează rezultatele în cifre (numărul de clienţi şi parteneri la care a ajuns mesajul campaniei, numărul de comentarii pe blog şi Facebook, materiale distribuite etc.).

Pe PRwave Raluca a mai scris:

{mosloadposition user10}