In decalogul comunicarii eficente nu exista “sunt ocupat” sau “am obosit”

Claudia Oprescu, Account Manager, Chelgate Public Affairs & Public Relations

Mulți specialiști în comunicare se plâng că sunt foarte ocupați sau foarte obosiți, mănâncă atunci când apucă sau deloc, sunt tot timpul pe fugă și au un stil de viață haotic. Am spus mulți, dar nu toți. Există și categoria celor (ce-i drept puțini) care par să aibă mai mult de 24 de ore într-o zi și, pe lângă faptul că sunt foarte eficienți, se mai implică și în foarte multe proiecte după programul de la birou.
Dar nu despre ei este vorba aici, ci despre cei care consideră normal să spună clienților, partenerilor sau posibililor colaboratori că sunt foarte ocupați, obosiți, stresați, sugerând cumva că propunerile lor de colaborare îi cam încurcă la momentul respectiv.

Cred că oricât de apropiați ne considerăm față de anumiți clienți sau parteneri, nu ar trebui să le spunem niciodată că suntem ocupați sau obosiți. Nimănui nu-i plac oamenii care se vaită tot timpul, care sunt mereu ocupați și aruncă celorlalți acest lucru în față, cu atât mai puțin unor posibili colaboratori sau clienților care ne plătesc pentru a presta servicii de calitate.

Stiu că poate părea banal acest lucru, ca un om de comunicare știe deja aceste lucruri, dar ne putem confrunta cu surprize, chiar din partea unor oameni cu experiență. Am cel puțin trei argumente, care decurg din evenimente recente, care dovedesc acest lucru:

1. Încă mai există oameni de comunicare care te expediază la telefon, într-un mod agresiv, fără pic de tact, sub pretextul că sunt foarte ocupați. Poate chiar nu au timp, dar acest lucru nu le justifică modul în care se comportă. Pot să-și ceară scuze că nu pot vorbi și să promită că vor reveni cu un telefon când se eliberează;
2. Încă mai există oameni de comunicare care nu-și verifică și nu răspund la emailuri 3-4 zile din cauză că au fost foarte ocupați și au grijă să îți evidentieze acest lucru când discuți cu ei la telefon. Mai mult, sunt unii consultanți care îți spun clar: “nu sunteți singurul nostru client”;
3. Încă mai există oameni de comunicare care, din cauză că sunt ocupați, nu mai au timp să vină la întâlnire, dar omit să te anunțe și pe tine, considerând că dacă nu-ți mai răspund la telefon atunci când încerci să afli ce se întâmplă, tu vei ințelege mesajul și nu-i vei mai deranja.

Se presupune că noi, oamenii de comunicare, ar trebui să fim buni comunicatori, that’s our job! Din păcate, cu toții întâlnim situații neplăcute care ne dovedesc exact contrariul.

Prin urmare, cred că n-ar strica deloc dacă fiecare dintre noi și-ar face propriul “decalog” al comunicării eficiente cu colaboratorii pe care să-l respecte cu sfințenie. În interacțiunea mea cu partenerii și clienții încerc să respect 10 reguli de bază pe care le-am învățat de-a lungul timpului de la oameni mai experimentați și citind cărți pline de învățăminte:

• sunt întodeauna politicoasă și respectuoasă cu colaboratorii, indiferent de părerea mea despre ei;
• imi respect întodeauna deadline-urile și promisiunile;
• sunt concisă atunci când vorbesc la telefon;
• răspund întodeauna tuturor solicitărilor, indiferent de cât de ocupată sau obosită sunt;
• mă străduiesc să fiu cât mai empatică;
• nu scriu emailuri și nu port discuții telefonice dacă sunt nervoasă, încerc să mă calmez și abia apoi să răspund solicitărilor;
• mă informez înainte de a-mi spune părerea despre ceva;
• respect timpul oamenilor și cer același lucru în schimb;
• ofer feedback constructiv;
• mă străduiesc, dar recunosc că nu-mi iese mereu, să respect ceea ce spunea Maica Tereza: "Dacă judeci oamenii, nu mai ai timp să-i iubești".

Claudia Oprescu
Claudia Doanță este Account Manager, Chelgate Public Affairs & Public Relations, fiind implicată în organizarea de evenimente şi campanii ale Reprezentanţei Comisiei Europene în România. În prezent este coordonator pe partea de organizare şi moderator de dezbateri în cadrul campaniei de informare în şcoli şi licee "Europa, casa noastră". Claudia este absolventă de Relaţii Internaţionale şi Studii Europene şi are un Masterat în Comunicare şi Relaţii Publice în cadrul SNSPA.

Pe PRwave Claudia a mai scris:

• 3 reguli ale lui House esentiale in PR
• Primii pasi catre un brand personal de succes
• Strategia de PR – un must-do pentru organizatiile non-guvernamentale
• Cum ne influenteaza emotiile performanta in activitatea de relatii publice?
• Implementarea campaniei de PR: intre "control freak" si spontaneitate
• PR-ul: intre glamour si stres