Soluția EAD centralizează toate datele necesare adeverințelor de pensie și transformă arhiva fizică într-una complet digitală
Empresa de Arquivo de Documentação SA, una dintre cele mai mari companii portugheze din domeniul arhivării digitale, aduce pe piața din România serviciul E-adeverința, prin accesarea căruia companiile își pot digitaliza arhivele istorice în vederea emiterii rapide a adeverințelor de tip sporuri și venituri pentru dosarele de pensie.
În prezent, procedurile sunt extrem de complicate. Cărțile de muncă au trecut la formatul electronic din 2001, iar pentru perioada anterioară acestui an, angajatorii trebuie să emită adeverințe de muncă, în maximum 30 de zile de la primirea solicitărilor în acest sens.
Potrivit estimărilor din piață, 3% dintre cei aproximativ cinci milioane de pensionari din România au solicitat adeverințe pentru recalcularea pensiilor din 2018 până în prezent. Asta înseamnă aproape 150.000 de cereri, concentrate în perioadele imediat următoare modificărilor legislației privind pensiile.
Companiile cu istorie mai veche de anii 2000, din industrii precum cea minieră, siderurgică, auto și nu numai, trebuie să își mobilizeze mai mulți angajați pentru a procesa un număr de maximum 10 cereri într-o lună.
Există și arhive fizice vechi de 60 de ani, foarte greu de accesat, păstrate în condiții improprii, cu anumite documente degradate sau distruse complet. Nu de puține ori, termenul de 30 de zile se depășește, iar foștii angajați, în nume propriu sau ca grup, dau în judecată companiile pentru întârzieri semnificative în eliberarea adeverințelor. Pe lângă amenzi, firmele riscă și plata unor penalități pentru lunile de întârziere.
Unic pe piața din România, serviciul E-adeverință oferit de EAD simplifică procedurile și centralizează toate datele necesare, prin scanarea statelor de plată sau a fișelor de retribuție, extragerea informațiilor necesare din ele pentru fiecare angajat și generarea unei baze de date.
„O companie din zona de producție ce a avut sporuri pentru condiții grele de muncă, cu câteva mii de angajați în anii ‘85 – ’90, probabil că primește între 60-120 de cereri de adeverințe anual. Aici venim noi în ajutor, prin serviciul E-adeverința. Companiile își vor simplifica toate procedurile, vor salva resurse importante de oameni și vor reduce costurile pe termen lung. Prin accesarea serviciului EAD, arhivele fizice se vor transforma în unele electronice, iar toate datele necesare eliberării adeverințelor pentru venituri vor putea fi accesate imediat”, explică Liviu Zamfir, Chief Operation Manager EAD Romania și unul dintre experții români în managementul arhivelor.
Prin accesarea serviciului E-adeverința, după procesarea arhivelor fizice, datele vor fi disponibile în platforma RWS (Read, Write & Share), iar adeverințele de tip sporuri și venituri se vor genera cu un singur click. E-adeverința este un serviciu similar cu cele oferite de EAD în Portugalia de mai bine de 10 ani.
„Cuvântul ,digitalizare’ este folosit tot mai des în România. Know-how-ul și experiența noastră din Portugalia, unde avem un portofoliu de peste 2000 de clienți activi, ne ajută foarte mult. Am dezvoltat propriul software de management al documentelor și l-am adaptat la cele mai diverse industrii din piață. Am dezvoltat în permanență procedurile și aplicațiile și le-am dus la un nivel de top. Datorită acestor plusuri, atunci când abordăm companiile românești cu același profil cu al clienților din Portugalia, putem demara rapid și eficient procedurile pentru că suntem la curent cu specificul celor mai multe industrii”, spune Bruno Amaro, CEO EAD Romania.
EAD va începe să implementeze serviciul E-Adeverința pentru o companie care activează în domeniul alimentației publice și care a avut o medie de peste 2000 de angajați anual pe parcursul celor 50 de ani de funcționare. Proiectul se va derula pe parcusul a 7 luni și presupune scanarea a peste 200.000 de fluturași de salariu și extragerea a peste 5 milioane de indecși.
