Material de opinie de Simina Mut, Partener, Lorena Roșia, Managing Associate, și Corina Damaschin, Associate, Reff & Asociații | Deloitte Legal
În ultimii ani, tehnologia a revoluționat multe domenii, iar activitatea juridică nu face excepție, fie că vorbim de guvernanța corporativă, de automatizarea fluxului de contractare, de managementul echipelor sau chiar de zona de litigii.
Potrivit celei mai recente ediții a raportului „New Roads to Dispute Resolution”, realizat de Deloitte Legal la nivel global, inclusiv în România, directorii juridici români sunt încrezători și deschiși la folosirea soluțiilor de tehnologie în activitatea lor recurentă. Astfel, opt din zece respondenți investesc în digitalizarea practicii de litigii (78%), iar preferințele acestora sunt centrate pe soluții de tip software pentru îmbunătățirea analizei necesare într-un litigiu (53%), soluții de evaluare a riscurilor prezentate de dispute (47%) și soluții de gestionare a portofoliului de litigii (44%).
Care sunt avantajele utilizării tehnologiei în cadrul departamentelor juridice?
Așa cum arată și studiul, tehnologia este pentru departamentele juridice un catalizator al îmbunătățirii modului de gestionare și raportare a litigiilor, paleta de soluții disponibile fiind foarte largă – de la soluții de management de proiect utilizate deja în companie, configurate pentru specificul activității juridice, până la soluții dedicate managementului de litigii conectate la portalul instanțelor de judecată și dosarul electronic.
Un avantaj major al utilizării tehnologiei este vizibilitatea asupra portofoliului de litigii și accesul la date care să consolideze deciziile departamentelor juridice. Cu ajutorul unui sistem de gestionare a litigiilor, echipele pot avea acces ușor la statistici relevante activității lor în baza cărora să decidă cum să coordoneze un litigiu și să raporteze indicatori de risc, importanți pentru activitatea companiei. De asemenea, un astfel de sistem le permite să documenteze gradul de încărcare și activitatea echipei, astfel încât să poată măsura indicatorii de performanță și să construiască echipele potrivit complexității și volumului de muncă.
Firește, și eficiența departamentului este sporită prin reducerea timpului necesar găsirii informațiilor relevante, prin automatizarea redactării documentelor procesuale, în cazul acțiunilor repetitive pentru gestionarea numărului mare de litigii, și, foarte important, prin fluidizarea sarcinilor care necesită mult timp și efort pentru a fi completate. Chiar și soluțiile de tip software pentru gestionarea documentelor, disponibile deja în marea majoritate a companiilor, precum Sharepoint sau Google Drive, pot avea un impact mare asupra modului de lucru din cadrul departamentului juridic, dar cu o investiție suplimentară minimă. Astfel de sisteme reduc timpul necesar alocat găsirii și accesării informațiilor importante, precum opinii juridice sau hotărâri judecătorești, care pot fundamenta poziția organizației într-un nou litigiu. Mai mult decât atât, documentele pot fi mai ușor de distribuit între membrii echipei, astfel încât consilierii juridici pot lucra în paralel la diverse secțiuni ale documentului, în funcție de aria lor de specializare.
De asemenea, cu ajutorul tehnologiei, echipele pot duce la îndeplinire sarcini care în mod tradițional erau foarte greu de realizat. Spre exemplu, se pot monitoriza litigii noi ale partenerilor de afaceri care indică un risc asupra colaborării, precum cereri de încuviințare executare silită sau insolvență, sau se pot analiza volume mari de hotărâri și argumentație cu ajutorul inteligenței artificiale pentru a extrage informații prețioase cu privire la gradul de succes al unui tip de argumente.
Care sunt barierele întâmpinate de departamentele juridice în procesul de digitalizare a zonei de litigii?
De cele mai multe ori, echipele juridice gestionează un volum foarte mare de sarcini curente și rareori au timpul necesar documentării și creionării unui plan care să convingă echipa de management a companiei să investească în soluții de tehnologie dedicate departamentului juridic.
De asemenea, directorii juridici trebuie să susțină cu argumente puternice planurile de digitalizare în fața conducerii organizației pentru ca acestea să fie tratate ca priorități, în contextul în care companiile trec prin transformări digitale accelerate, iar resursele lor sunt focalizate în multe direcții (departamentele de vânzări, achiziții, resurse umane etc.).
Astfel, este esențial că directorii juridici să aibă încredere în inițiativa de digitalizare și să își găsească parteneri atât în interiorul organizației, cât și în exteriorul acesteia, în vederea identificării unei soluții de tehnologie care să răspundă nevoilor echipei și limitărilor de buget și implementării acesteia.
De asemenea, un alt factor de care departamentele juridice trebuie să țină cont în procesul de transformare a zonei de litigii este gradul de digitalizare a instanțelor. Pe măsură ce sistemul judiciar din România va avansa pe calea către digitalizare, eficiența soluțiilor de tehnologie va fi mai mare, ceea ce va ușura procesul de digitalizare internă. În ultimii ani, în România au fost adoptate măsuri în această direcție, fiind introdusă funcționalitatea dosarului electronic, însă doar cu privire la anumite instanțe.
Ingrediente pentru succesul unui proiect de digitalizare a litigiilor
Pentru ca un proiect de digitalizare să fie unul de succes, este foarte important ca soluțiile adoptate să răspundă celor mai stringente nevoi ale echipei. Spre exemplu, dacă gestionarea litigiilor este externalizată, atunci merită investit în soluții care permit colaborarea și comunicarea mai facilă cu avocații externi, precum schimbul de documente, facturarea sau statusul litigiilor, și care asigură vizibilitatea asupra întregului portofoliu de litigii și raportarea ușoară. În schimb, atunci când litigiile sunt abordate prin consilierii juridici proprii, sunt mai relevante soluțiile de tehnologie care cuprind funcționalități integrate de calendar, stocare și management de documente și de colaborare cu restul organizației. Bineînțeles, funcționalități de analiză și raportare de date cu privire la litigii sunt de asemenea importante într-un astfel de scenariu. În măsura în care o organizație se confruntă cu un număr mare de litigii, funcționalitățile de automatizare a documentelor devin esențiale.
De asemenea, organizațiile trebuie să ia în considerare alinierea așteptărilor cu maturitatea tehnologiei pe care acestea aleg să o implementeze și bugetul disponibil. Soluțiile cu un istoric pozitiv de implementări și utilizări răspund în general tuturor cerințelor, însă presupun o investiție mai mare. Pe de altă parte, utilizarea unor soluții de management generale și mai prietenoase din punctul de vedere al costului nu răspunde întotdeauna tuturor cerințelor companiei. Este important ca un eventual compromis asupra funcționalităților să fie făcut în deplină cunoștință de cauză.
Nu în ultimul rând, implicarea întregii echipe de consilieri juridici din cadrul organizației în procesul de selecție și implementare reprezintă un factor cheie pentru ca utilizatorii tehnologiei să înțeleagă foarte bine soluția și rațiunile care au stat la baza deciziei, aspect care va facilita adoptarea soluției.
Pentru implementarea cu succes a unei soluții software pentru zona de litigii, este de preferat ca organizațiile să evite achiziționarea unui software dedicat înainte de a înțelege foarte bine nevoile echipei și soluțiile deja existente în organizație. Timpul petrecut în discuții cu echipa de litigii și conectarea cu echipa care gestionează infrastructura IT este foarte valoros și va da roade mai târziu în proces.
