Chiar dacă, în ultimii ani, se promovează intens evitarea risipei de hârtie, majoritatea companiilor încă au nevoie de documente tipărite. Fie că este vorba despre contracte, dosare sau alte materiale scrise, în orice întreprindere se printează aproape zilnic o cantitate mai mică sau mai mare de hârtii.
Deși distrugătoarele de documente nu există în fiecare sediu de firmă, companiile ar putea profita enorm de pe urma acestora. Ele aduc avantaje mari atât pentru organizații, cât și pentru mediu. Iată câteva dintre beneficii!
sursa foto
1. Te ajută să protejezi identitatea și intimitatea echipei
Datele cu caracter personal și informațiile sensibile despre angajați, parteneri, clienți sau furnizori pot fi obținute cu cea mai mare ușurință de pe documente fizice, printate, lăsate în spații comune sau chiar aruncate la gunoi.
În ultimii ani, Regulamentul General pentru Protecția Datelor a început să fie aplicat cu atenție, căci sancțiunile sunt extrem de mari, iar importanța datelor a devenit din ce în ce mai clară.
Pentru a te asigura că documentele importante rămân confidențiale, iar datele tuturor sunt în siguranță, apelează la distrugătoare pentru documente manuale sau automate, pe care să le pui în birouri și pe care toți angajații să le folosească la nevoie.
2. Poți strânge mai eficient hârtiile pentru reciclare
Cu siguranță, ai trecut prin momente în care ți-ai dat seama că biroul este ticsit cu hârtii de care nimeni nu mai are nevoie, dar care nu pot fi depozitate în altă parte.
Ei, bine, un distrugător de documente va mărunți aceste hârtii și te va ajuta, pe tine și pe compania în care lucrezi, să depozitezi mai ușor materialul reciclabi. Astfel, economisești spațiu fizic și contribui la un mediu înconjurător mai curat și la o planetă mai sănătoasă.
3. Ai la îndemână propria metodă de distrugere a documentelor
Multe companii apelează la serviciile unui furnizor extern de servicii de distrugere a documentelor. Acest lucru implică depozitarea tuturor hârtiilor până la momentul colectării. Astfel, se produce risipă de spațiu și se creează riscul nerespectării confidențialității.
Un distrugător de documente amplasat în sediul companiei simplifică și eficientizează la maximum acest proces, nelăsând loc pentru indiscreție.
4. Te motivează să digitalizezi procesele interne
Atunci când descoperi cât de ușor este să scapi rapid de hârtii, îți vei dori să elimini cât mai mult din exces și să digitalizezi cât mai multe procese interne.
Fie că este vorba despre elemente care vizează Resursele Umane sau alte departamente, distrugerea facilă și rapidă a documentelor printate va fi un motiv în plus să te gândești la digitalizare și modernizare, respectiv procese mai sigure din toate punctele de vedere.
5. Eliberezi spațiu pe care îl poți utiliza diferit
Știai că foarte multe companii ar avea cel puțin o încăpere disponibilă în plus dacă ar gestiona mai bine excesul de documente tipărite? Este adevărat.
Excesul de dosare pline cu foi de hârtie duce la un exces și mai mare. În timp, arhivele fizice vor ocupa foarte mult spațiu, care ar putea fi utilizat pentru birouri suplimentare, săli de ședințe sau chiar zone de relaxare pentru angajați.
6. Compania va avea o amprentă de carbon mai mică
Hârtia imprimată cu cerneală este deja un pas care poluează planeta. Totodată, de regulă, mai multe hârtii printate implică și folosirea mai multor mape și folii din plastic, precum și dosare de diferite tipuri, din carton, plastic sau alte materiale.
Folosirea unui distrugător de hârtii va duce, în timp, la un consum mai mic de astfel de produse consumabile. Prin urmare, firma va avea o amprentă de carbon mai mică și va deveni mai eco-friendly.
Acestea fiind spuse, cele de mai sus sunt avantajele principale pentru care este recomandat să începi să folosești un distrugător pentru documente. Compania ta va avea doar de câștigat!
