Articol de Violeta-Loredana Pascal, General Manager PRwave International & business coach
Material apărut inițial in revista ITTrends (acum închisă)
Detaliile contează.
Evenimentele. Prilej de socializare, de (re)întâlnire cu parteneri de afaceri, cu jurnaliști, bloggeri… Ocazie de a prezenta produsele companiei. Oportunitate ca noi persoane să afle despre firmă și serviciile sale și să le prezinte ulterior.
Evenimentul. Ocazie de a aduce în lumina reflectoarelor cele mai bune produse ale companiei şi de a fi prezentate de cei mai buni oameni din instituţie. Sau prilej de a o da în bară cu graţie – sau fără. Uneori, din păcate, din cauza propriilor angajaţi, alteori din cauza unor terţi, colaboratori ai acelui eveniment.
Am strâns mai jos câteva situaţii care, din păcate, vor face ca despre evenimentul dumneavoastră să se vorbească într-un mod negativ. Există mult mai multe asemenea cauze/momente care umbresc o lansare specială, aşa că nu uitaţi să fiţi atenţi la detalii. Întotdeauna. Şi să învăţaţi din evenimentele anterioare (şi chiar din cele realizate de alte companii).
sursa foto
Personal nepregătit
Eram, acum câţiva ani, la un eveniment realizat într-un alt spaţiu decât acela al unui hotel. Era frig şi ploua afară, aşa că, evident, aveam, toţi, haine groase. Pardesie, geci, umbrele. Scaunele erau înghesuite. Şi joase.
Când am ajuns – eram cu soțul atunci – am remarcat că unii invitați erau fără pardesiu/geacă, iar acestea nu se aflau pe scaunele lor. Așa că, logic, exista o garderobă. Am zis să întrebăm și noi unde se află.
Vedem o domnișoară – hostess – pe care o întreabă soțul dacă există o garderobă. Domnișoara îi spune că da.
Logic, soțul întreabă unde se află acea garderobă – ca să ne putem lăsa și noi hainele.
Domnișoara ne spune ca nu știe, ridică din umeri și pleacă.
Serios.
Pleacă.
Nu un „Nu știu, dar întreb imediat pe cineva și vă spun” – reacția corespunzătoare într-o asemenea situație, ci pur și simplu nu știu.
Bine, noi ne-am descurcat, evident, dar acea întâmplare îmi este și astăzi, după ceva ani, asociată cu acel eveniment.
Astfel de situații în care personalul nu știe să răspundă unor întrebări simple – dar nici nu face un efort de a rezolva o situație – trebuie să fie evitate. Și exemple, credeți-mă, am cu duiumul.
Vorbitori care nu știu să prezinte
Un eveniment are nevoie de vorbitori care să știe să captiveze sala și să transmită informațiile relevante într-un mod plăcut. Altfel, totul e în van, iar banii cheltuiți sunt degeaba. Sigur, materialele multimedia ajută, la fel și comunicatul trimis pe e-mail și inclus în mapa evenimentului.
Dar un specialist care nu prezintă bine produsul/compania și care nu oferă informațiile cerute atunci când răspunde la întrebări, o persoană care nu este bine pregătită, așadar, va lăsa o impresie proastă, iar participanții nu vor fi interesați de produs/companie.
Am fost mai demult la un eveniment de IT organizat la un hotel din capitală. Erau mai multe companii care prezentau. Fiecare vorbitor avea 30 de minute alocate – de obicei 20 pentru prezentare și 10 pentru întrebări și răspunsuri.
Dacă sala era plină la anumiți oameni care știau să prezinte, a existat și un vorbitor care a pornit cu sala plină și, după 10 minute, din 50 de oameni abia dacă mai erau 10. Și aceia pentru că erau în primele rânduri…
Persoana în cauză citea, cu voce molcomă, fără intonație, ce scria pe slide-uri, FĂRĂ a ridica ochii din laptop.
Cum să atragă și să mențină interesul audienței? Și cum să aducă un asemenea vorbitor un plus pentru compania la care lucrează?
foto via
Crearea unor așteptări prea mari și dezamăgire în cadrul evenimentului
Trebuie să participe oameni la eveniment, pentru ca acesta să fie unul de succes, nu? Și cum se atrag oamenii, dacă nu promițând un eveniment nemaipomenit, cu invitați deosebiți sau momente extraordinare. Ori cu experiențe speciale/inedite.
Toate bune și frumoase până când acele promisiuni sunt doar atât. Promisiuni.
Acei invitați speciali nu ajung – sau apare unul din cinci.
Experiențele speciale nu sunt deloc, în realitate, aşa cum au fost promovate în invitaţie. Sau nu sunt pentru toată lumea. Pentru că nu este timp.
Locul ales pentru eveniment nu este deloc unul plăcut. Fotografia din interior, utilizată în invitaţie, sugerează un loc frumos, elegant, plăcut. Realitatea este însă o clădire veche, fără locuri de parcare, fără personal care să ştie să îndrume către spaţiul unde are loc evenimentul.
Şi lista lucrurilor care fac ca despre un eveniment să se vorbească doar (sau predominant) în mod negativ poate continua.
Am ales să prezint însă elementele cele mai importante la care trebuie să aveţi grijă: personalul cu care colaboraţi, vorbitorii şi promisiunile făcute. Şi acum vă invit să faceţi un exerciţiu, pentru dumneavoastră. Să vă gândiţi la un eveniment al companiei dumneavoastră la care totul a mers bine şi la evenimente proprii la care se puteau îmbunătăţi anumite aspecte.
De asemenea, aduceţi-vă aminte şi de cinci experienţe plăcute, cap-coadă, de la evenimente la care aţi participat, şi de cinci evenimente care v-au dezamăgit, din diverse motive. Notaţi acele lucruri care au lăsat de dorit, la evenimentele proprii şi la ale altora, pentru a le evita.
