Mihail Musat
initiatorul LumeBuna.ro, autor al "Eu cine sunt?"
Cel mai probabil daca ai ajuns sa citesti acest articol, ai si o casuta de email si ai citit si scris email-uri la viata ta… sunt sigur de asta.
Cine este bine sa fie la To:
* Persoanele carora li se adreseaza in mod direct acest mesaj;
* Este indicat, mai ales daca va trebui luata o decizie in urma acestui mail, sa nu fie mai multe persoane la To: decat este nevoie. Vom vedea mai jos unde e bine sa fie ele.
Cine este bine sa fie la CC:
* Persoane care supervizeaza activitatea celor de la To: (de exemplu: seful Coordonatorului de proiect sau in cazul de fata ar mai putea fi si Marketing managerul, avand in vedere ca mesajul in cauza are legatura cu departamentul de Marketing);
* Oameni care ar putea in orice moment sa intervina si sa ajute;
* Oameni pe care ii motiveaza pur si simplu faptul ca ei sunt pusi acolo pentru a fi in permanenta informati de detaliile proiectelor.
Cine este bine sa fie la BCC:
* In primul rand, pentru cei care nu stiu, acest camp garanteaza ca cei de la To: sau CC: nu vor vedea adresa de email a celui de la BCC (Blind Carbon Copy);
* In al doilea rand, acesta este un camp pe care nu recomand a il folosi prea mult. Se poate folosi daca este nevoie ca cineva sa vada ce facem si nu ar fi bine ca lumea sa vada ca primeste mesajele, atunci punem persoana respectiva la BCC.
Ce este bine sa fie la Subject:
* In primul si in primul rand, la Subject trebuie sa fie scris ceva. Nu lasati acest camp gol;
* In al doilea rand, Subject-ul trebuie sa fie foarte sugestiv; ca un titlu din ziar. Prin simpla lui citire ar trebui sa stii in mare ce sa faci cu acel mesaj.
Cum ar trebui sa arate Message:
* Am structurat aceasta parte (cea mai importanta) in parti mai mici tocmai pentru a elabora mai in detaliu informatiile si structura pe care e bine sa o avem in vedere;
* Intro
o Este foarte important sa incepem cu o propozitie de introducere (daca este primul email). Aici ne prezentam si eventual mentionam si de unde avem contactul respectiv;
o Apoi, trebuie mentionat scopul mesajului „De ce va trimit acest email”. Daca este un email mai lung poate avea si un mini-cuprins in care vom lista temele majore din email;
o Multumiri daca este vorba despre un email de raspuns la ceva ce am primit din partea cuiva pe email sau in alta forma;
* Body
o Aici se afla continutul efectiv al comunicarii, deci este bine sa fie foarte clar structurat;
o Daca mesajul este lung, detaliaza la fiecare dintre subiectele mentionate in cuprins (Intro);
o Daca mesajul are atasament ofera cateva detalii vis-a-vis de acel atasament;
o Daca mesajul este un reply si in mesajul initial erau mai multe puncte de discutie, este bine sa folosesti comentarii direct sub text;
o Aici se subliniaza concluziile vis-a-vis de subiectele mai sus discutate in email;
o Daca este cazul se traseaza niste Termene Limita pentru respondent sau se propune o sedinta, conferinta telefonica etc.
Ce e bine sa fie in Signature:
* Pozitia, sau mai bine spus, functia pe care o detii ii poate ajuta pe cei cu care corespondezi sa isi faca o idee mai clara despre atributiile si rolul tau in acea companie, deci e bine sa fie acolo;
* Este de dorit sa dam cel putin un numar de telefon ca sa putem fi contactati si altfel decat prin email. De regula, a avea si adresa de email in semnatura este o formalitate avand in vedere ca oricum am dat un email de pe adresa respectiva;
* Mai este recomandat, mai ales atunci cand adresa de email este pe un alt domeniu decat website-ul deviziei / proiectului pe care il reprezinti, sa ai si adresa web a companiei.
Acestea fiind spuse, ne doresc sa avem parte de o comunicare cat mai eficienta…chiar si pe email.
{mosloadposition user10}
