Oamenii sunt cea mai importantă resursă a firmei, de aceea alegerea unui soft HR potrivit pentru compania ta reprezintă o prioritate de business. Iată cinci sfaturi utile care te pot ajuta în acest proces complex, ce implică decizii strategice și criterii diverse:
Identifică nevoile companiei tale în domeniul HR
Începe prin a înțelege nevoile și cerințele specifice ale companiei tale. Ce funcționalități sunt esențiale? Ai nevoie de un sistem de management al performanței, de urmărire a timpului și prezenței sau de un modul pentru recrutare? Stabilirea priorităților te va ajuta să restrângi opțiunile și să găsești un soft gestionare resurse umane adecvat firmei pe care o coordonezi.
Ia în considerare module și funcționalități precum administrare personal, compensații și beneficii, competențe profesionale, cursuri de perfecționare, grile de evaluare, indicatori de performanță, aplicații software de salarizare ș.a. Verifică opțiunile de control acces și disponibilitatea unui modul de tip portal angajat – self service, prin care să oferi suport angajaților din companie, pentru obținerea de documente și informații din domeniul HR.
Urmărește flexibilitatea și scalabilitatea softurilor de resurse umane
Asigură-te că softul HR ales este flexibil și scalabil, astfel încât să poată crește odată cu compania ta. Un software care poate fi personalizat și adaptat în funcție de schimbările organizaționale reprezintă un beneficiu major pentru firmă.
Un soft HR scalabil poate susține creșterea companiei prin adăugarea de noi utilizatori, unități de afaceri sau locații, fără a necesita costuri semnificative de upgrade. Solicită o demonstrație sau un test al aplicației software de resurse umane. Aceasta ar trebui să includă opțiuni de utilizare care reflectă nevoile specifice ale companiei, dar și scenarii de creștere a afacerii.
Verifică integrarea cu alte sisteme IT din firmă
Vezi dacă softul HR poate fi integrat ușor cu alte sisteme deja folosite în companie, cum ar fi sistemele de contabilitate, gestionare a proiectelor, CRM (Customer Relationship Management) și alte soluții software utilizate în mod regulat. O aliniere a fluxurilor informaționale reduce timpul și efortul necesar pentru gestionarea datelor și îmbunătățește fluxul de lucru.
Notează funcționalitățile și scopurile fiecărui sistem pentru a înțelege cum se vor conecta sau interacționa cu softul HR. Verifică documentația tehnică a softului HR și a celorlalte sisteme IT pentru a identifica capacitățile de integrare (API-uri disponibile, webhook-uri, formate de date acceptate etc.).
Evaluează performanțele de UX (user experience)
O interfață ușor de utilizat reprezintă condiția de bază pentru adoptarea și utilizarea eficientă a softului HR. Solicită demonstrații și oferă angajaților tăi oportunitatea de a testa mai multe aplicații de resurse umane, înainte de a lua o decizie. Experiența pozitivă a utilizatorului crește productivitatea și reduce timpul de învățare a funcționalităților noului sistem.
Creează scenarii de utilizare care să acopere toate funcționalitățile critice ale softului HR, cum ar fi înregistrarea orelor de lucru, evaluarea performanțelor, gestionarea concediilor și recrutarea. Testează meniurile și fluxurile de lucru, pentru a verifica dacă sunt logice și intuitive. Asigură-te că softul este optimizat pentru diferite dispozitive (desktop, tabletă, mobil) și că oferă o experiență consistentă și accesibilă pe toate aceste device-uri.
Analizează costurile softului HR și suportul tehnic disponibil
Vezi care sunt costurile implicate, inclusiv taxele de licențiere, implementare și mentenanță. De asemenea, evaluează calitatea suportului tehnic oferit de firma pe care ai selectat-o. Un furnizor cu un serviciu de suport tehnic eficient și prompt te va ajuta mult în rezolvarea problemelor ulterioare.
Costul de achiziție poate include costul licenței, costul implementării și costul personalizării softului HR. Unele companii de servicii IT percep o taxă anuală pentru mentenanță, în timp ce altele oferă mentenanța gratuită pentru o anumită perioadă. Include în evaluarea financiară și cheltuielile de formare a personalului, de upgrade sau costurile legate de necesitatea achiziționării de echipament suplimentar.
Alegerea unui soft HR potrivit firmei tale necesită o evaluare atentă a mai multor factori. Urmând sfaturile prezentate, vei putea lua o decizie informată, care să aducă beneficii pe termen lung pentru organizația pe care o coordonezi.
