Prin folosirea unei soluţii informatizate de gestionare a documentelor, consumul de hârtie poate scădea la jumătate, iar circuitul documentelor se poate reduce de la săptămâni la ore
Statisticile spun că o dată la 3,5 ani volumul documentelor pe suport de hârtie dintr-o organizaţie se dublează, iar hârtia rămâne încă cel mai vândut produs pentru birou.
În plus, în absenţa unei gestionări unitare a întregului flux de documente se pot produce blocaje sau întârzieri în realizarea activităţilor.
Organizațiile care folosesc soluții informatizate de gestiunare electronică a documentelor au constatat că pot genera o îmbunătățire a muncii cu circa 50%.
Conștientizând nevoia stringentă de a ajuta organizațiile implicate în demersul general de protejare a mediului, dar și de eficientizare operațională, SIVECO România a dezvoltat sistemul de gestiune a documentelor și a fluxurilor de lucru SIVADOC.
Lansat în urmă cu 14 ani, sistemul SIVADOC gestionează cu succes milioane de documente și sarcini de lucru pe fluxuri și rapoarte de căutare cu afișare imediată.
Versiunea actuală, SIVADOC 4 oferă o platformă comună care unifică procesele și informația, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informații, dar, totodată, și al protejării împotriva accesului neautorizat.
Prin utilizarea acestui instrument, timpul necesar regăsirii documentelor se diminuează, colaborarea între angajați este eficientizată, securitatea accesului la documente este controlată. În plus, aprobarea documentelor se reduce de la săptămâni la ore sau chiar minute.
„Beneficiarii direcți ai avantajelor oferite de această soluție sunt în egală măsură organizația în sine, prin creșterea eficienței operaționale și scăderea costurilor de procesare a documentelor, dar și clienții acesteia, care beneficiază de servicii eficiente şi o comunicare mai bună. Iată cum: sistemul poate fi accesat de oriunde, oricând și de pe orice dispozitiv, fluxurile de lucru sunt clare, rapide și ușor de folosit, bazate pe formulare, accesul este securizat, disponibil doar celor autorizați. Sincronizarea cu spațiul de lucru este asigurată, fie că utilizatorul se află la birou, în ședința sau delegație, documentele sunt transportate electronic între birouri/sedii, fără costuri operaționale", declară Marius Anghel, manager de produs în cadrul SIVECO România.
SIVADOC 4 se poate integra cu alte aplicații prin Servicii Web (REST, SOAP), utilizează un motor de execuție procese conform standardelor internaționale de Business Process Management, un motor de execuție reguli (Business Rules Management) și oferă interoperabilitatea cu alte sisteme informatice conform standardelor internaționale de management al conținutului și de interoperabilitate.
Securitatea documentelor este garantată prin utilizarea semnăturii electronice, integrarea cu Active Directory și autentificarea directă cu utilizatorul Windows, Single-Sign-On.
De asemenea, aplicația face posibilă partajarea documentelor către alți utilizatori, vizualizarea și adăugarea de comentarii pe flux și aprobarea acestora, previzualizarea și adnotarea online a documentelor tip Office/Text/Pdf și stocarea distribuită a documentelor pe servere diferite.
