Articol de Violeta-Loredana Pascal, General Manager PRwave International & business coach
Material apărut inițial in revista ITTrends (acum închisă)
Comunicare permanentă
Orice curs de comunicare și relații publice menționează faptul că nu trebuie să se comunice doar atunci când există probleme. Dimpotrivă. Încrederea oamenilor este câștigată în timp, prin acțiuni concrete și prin comunicare constantă.
sursa foto
Cât de des se comunică
Aproape în orice discuție cu un nou client apare această întrebare, cu referire la trimiterea de comunicate de presă. Cât de des trebuie trimise?
Răspunsul este simplu: când sunt necesare.
Sigur, este de dorit să existe o strategie de relații publice cu acțiuni concrete, strategie în baza căreia se realizează și un plan de comunicare. Se știe ce campanii se desfășoară și când, se știe când se trimit informaţii cu rezultate financiare, se ştie când se preconizează anumite lansări etc.
Evident, mai există subiecte care apar pe parcurs – de la numiri în funcţie la potenţiale luări de poziţie ori noi acţiuni întreprinse de companie.
Sunt companii mari care pot trimite câteva comunicate pe săptămână. Sunt firme care comunică săptămânal pentru că au informaţii relevante (noi campanii, noi promoţii etc.). Şi există companii pentru care un comunicat pe lună este suficient.
Ce faci când… „rămâi descoperit”?
Noul produs (sau noua versiune, cu îmbunătăţiri) nu este gata la timp. Aşadar nu mai există subiect pentru comunicatul din această lună.
Iată o situaţie cu care se întâlnesc mulţi oameni de relaţii publice. Se întâmplă ceva şi ceea ce trebuia comunicat într-un anumit moment nu mai poate fi transmis atunci.
Ce faci într-o asemenea situaţie?
Este de dorit, într-adevăr, să existe un alt subiect pentru comunicatul acelei luni (vorbim despre o companie care trimite un comunicat de presă pe lună în mod obişnuit).
Dar dacă nu există absolut nicio altă informaţie relevantă, care să prezinte interes pentru mass-media (şi pentru bloggeri dacă le trimiteţi şi unor bloggeri informaţiile companiei) şi pentru cititorii publicaţiilor vizate, atunci este indicat să nu transmiteţi niciun comunicat.
Da, va fi pauză o lună. Atât timp cât se comunică de obicei în mod constant, o lună de pauză nu va fi o problemă (mai ales dacă este o lună de vară, de pildă).
Ce se întâmplă dacă se trimite un comunicat „de umplutură”?
Am auzit şi această întrebare. Ce se întâmplă dacă se trimite pur şi simplu ceva, „să fie”. Bine, în paranteză fie spus, am auzit şi întrebarea cu „Nu mai bine inventăm o ştire, ce contează că nu e adevărată de vreme ce se scrie despre noi luna aceea?”, dar asta este altă poveste şi în niciun caz o practică de urmat.
Liniște sau gălăgie?
Un comunicat trimis ca „să fie ceva”, fără să aibă un subiect cu adevărat important, va fi ignorat. Va avea extrem de puţine preluări (dacă va exista vreuna). Dar nu acesta este cel mai rău lucru care se întâmplă.
Cel mai rău este că jurnaliştii vor asocia compania în cauză cu „subiect neinteresant”, cu „de ignorat”. Şi nicio persoană/companie care trimite comunicate de presă nu îşi doreşte ca eticheta pusă de jurnalişti să fie „ignorare”.
Din nou, mai bine o lună pauză în comunicare decât transmiterea unor informaţii irelevante, neinteresante.
Mai rău este atunci când urmează şi „campania de telefoane” – cu alte cuvinte oameni (am văzut acest lucru practicat mai ales de agenţii) care contactează jurnaliştii pentru a vedea dacă au primit comunicatul şi dacă vor publica o ştire.
O altă practică despre care am spus, şi pe blogul personal şi în prezentările şi trainingurile pe care le ţin, că nu este deloc una agreată de jurnalişti. Este o metodă care stresează şi enervează, mai ales când se sună fără măcar a se verifica dacă a apărut ştirea pe site-ul respectivei publicaţii.
Comunicare permanentă de calitate, relevantă
Da, este de dorit să se transmită în mod constant informaţii despre companie. Acest lucru sugerează deschidere a respectivei instituţii, generează încredere, creează o relaţie cu jurnaliştii. Dar uneori este mai bine să taci, „când nimic nu ai a spune”. Şi să revii atunci când ai informaţii cu potenţial de ştire.
