Din octombrie 2018 s-a lansat o nouă aplicație de pontaj online – iFlow, până în acest moment a convins un număr de 1700 de companii românești să se înregistreze. Aplicația este ca o gură de aer proaspăt pentru departamentul HR, deoarece reduce timpii alocați procesului de pontaj cu un procent de peste 70%. iFlow nu este doar o simplă aplicație de pontaj, este o aplicație de resurse umane flexibilă și adaptabilă oricărei organizații.
Cum s-a implementat iFlow, într-o companie cu 721 de angajați?
Etapa 1 de implementare
De la multiple pontaje în Excel și în caiete de pontaj, o companie românească a decis să treacă la pontajul digital și a ales aplicația iFlow. În ianuarie 2019 s-a creat un cont pentru companie, apoi au avut loc discuțiile despre contract, plata abonamentului și configurarea contului. Echipa iFlow a avut grijă ca implementarea să fie una lină, pentru cei 721 de angajați, împărțiți în 5 departamente.
Planul de implementare a fost discutat înainte și s-a decis ca integrarea aplicației iFlow în cadrul companiei să fie treptată și pentru început să se adauge doar două departamente în aplicație. Așadar, s-a început cu departamentele de HR și Marketing, acestea aveau un număr de 178 angajați. S-a făcut împărțirea pe echipe, departamentul de Marketing era format din 4 echipe, iar cel de resurse umane din 2 echipe. După crearea echipelor s-au numit și liderii de echipă, apoi s-a făcut planificarea programului de lucru.
“Deși nu sunt expertă în utilizarea calculatorului, cunosc doar strictul necesar și ce am avut nevoie la servici, aplicația iFlow este atât de intuitivă încât nici nu am avut nevoie de explicații suplimentare pentru a o utiliza” povestește una dintre angajate.
Prima lună a fost luna de test, pentru aceste două departamente. Personalul HR s-a bucurat foarte mult de această schimbare, au scăpat de cererile angajaților pentru concedii sau învoiri, deoarece toate aceste cereri erau online acum. Cu un singur click puteau să decidă dacă aprobă sau nu cererea de concediu și apoi tipăreau cererea de concediu completată automat cu datele necesare, s-a economisit foarte mult timp cu această opțiune. Raportul cu concedii medicale a fost de un real folos, deoarece personalul HR avea acces rapid la numărul total de zile de concediu medical luate de fiecare angajat în ultimul an.
La finalul lunii de probă, angajații au ajuns la concluzia că procesul de evidență a timpului muncit în companie nu mai este un factor de stres. Liderii de echipă au fost atenți la corectitudinea datelor introduse în aplicație iar la finalul lunii au tipărit pontajul în format Excel pentru a-l preda departamentului de salarizare. Administratorul companiei era și el mulțumit deoarece a avut acces la toate activitățile personalului, în timp real, de oriunde se afla.
Etapa 2 de implementare
Având în vedere că în prima lună nu s-au întâmpinat probleme în procesul de pontaj, chiar opusul, totul a funcționat corect, rapid și ușor, compania a decis să adauge toți angajații în iFlow. Cu ajutorul butonului de import angajați, din fișierul Excel în iFlow, au adăugat și diferența de 543 de angajați în iFlow, în doar 5 minute. Contul acestora s-a creat automat, iar profilurile de utilizatori care cuprind datele personale ale angajaților, au fost completate automat cu datele preluate din tabelul Excel.
Angajații noi adăugați au avut acces în permanență la Ghidul de utilizare al aplicației, unde se găsesc răspunsuri la orice întrebări referitoare la iFlow. De asemenea, echipa de Customer Care a aplicației de pontaj iFlow a răspuns prompt la orice nelămurire. După introducerea tuturor angajaților în iFlow, personalul a constatat că ar avea nevoie de câteva opțiuni mai personalizate în aplicație.
iFlow a fost dezvoltat în întregime pe baza feedback-ului primit de la utilizatorii aplicației. Așadar, echipa tehnică a luat în considerare sugestiile primite și le-a adăugat pe lista de îmbunătățiri viitoare. Una dintre sugestiile primite a fost ca în momentul adăugării unui nou eveniment în aplicație (ex.concediu, ore suplimentare, etc.) administratorul sau liderul de echipă să primească o notificare pe e-mail. O altă sugestie foarte utilă a fost ca un lider de echipă să poată fi numit lider pe mai multe echipe.
Sugestiile primite au fost și implementate, se găsesc acum în aplicație și sunt utilizate de mai multe companii.
De ce iFlow?
Cel mai mare avantaj al aplicației de pontaj iFlow este faptul că a fost dezvoltată în întregime pe baza feedback-ului primit de la companiile care o utilizează. “Continuăm pe acest drum și strângem în continuare sugestii utile de la companii din domenii diferite, cu un număr mic de angajați sau cu un număr mare de angajați, pagina noastră de testimoniale este cel mai bun exemplu care atestă diversitatea pe care o avem în baza de clienți. Planul nostru pentru anul acesta este să dezvoltăm cea mai automatizată aplicație de pontaj, să devină angajatul indispensabil din fiecare companie, care face treaba în locul tău.” ne povestește Radu O., co-fondator iFlow.
Concluzie
iFlow este o aplicație gratuită pentru companiile cu până la 9 angajați, deoarece susținem start-up-urile românești. Oferim acces gratuit în aplicație și pentru ONG-uri sau fundații non-profit, în urma completării unui formular. Pentru celelalte companii, înregistrarea este gratuită și oferim o perioadă de probă de 30 de zile cu acces complet în aplicație. La expirarea perioadei poți achiziționa un abonament în funcție de numărul de angajați.
Încercați acum pontajul digital cu iFlow! Nu vă veți mai întoarce la vechile metode de pontaj.
