Organizarea biroului este benefica pentru a pastra in conditii optime toate documentele de care ai nevoie intr-o perioada mai mica sau mai mare de timp, acestea pot fi puse in functie de necesitati in bibliorafturi color pentru a diferentia vizual mai repede continutul si a nu fi nevoit sa le inscriptionezi suplimentar.
Aceste bibliorafturi colorate sunt confectionate din carton presat, dar pe partea exterioara sunt invelite in folie de polipropilena in diverse nuante, in functie de capacitatea de inmagazinare de care dispune sunt impartite in mai multe dimensiuni ale cotorului, incapand de la 5 cm pana la 8 cm si pot arhiva o cantitate de pana la cinci sute coli A4 cu gramajul de optzeci de grame/mp.
De cele mai multe ori acestea se folosesc pentru pastrarea in conditii optime a actelor de lucru in activitatea de zi cu zi, dar ocupa un loc fruntas in top si pentru stocarea pe termen lung a celor contabile, mai ales ca acestea se pot inscriptiona cu ajutorul etichetei interschimbabile in functie de perioada din an, sau tipul de document. Ca si termeni de depozitare este recomandat sa fie ferite de umiditate sau intemperii, dar si de razele puternice ale soarelui acestea ar putea afecta mai mult continutul bibliorafturilor decat pe ele in sine, ceea ce ar provoca daune mai importante decat pretul unui asemenea produs.
Alte produse de birou ce se pot folosi in asociere cu un biblioraft sunt filele de protectie, in care se pot pune hartiile in formatul standard, acestea prezinta pe partea laterala mai multe perforatii ce sunt special create pentru punerea acestora in biblioraft. Separatoarele de plastic sau carton se utilizeaza foarte des, mai ales daca este vorba de acte ce se organizeaza pe zile, saptamani sau luni, in functie de tipul lor se poate folosi un separatore colorate sau pe numere.
In cadrul companiilor este indicat sa se gaseasca rafturi speciale pentru depozitarea arhivei, acestea sunt in general realizate din metal dur sau din lemn pentru a sustine o cantitate insemnata de documentatie ce se poate depozita fie in bibliorafturi sau in cutiile de arhivare pentru documente din carton, acestea au rolul de a pastra intr-un interval de timp indelungat, conform legislatiei de minim zece ani actele contabile ale firmelor.
Daca te intrebi care este costul pentru astfel de bibliorafturi, trebuie sa stii ca sunt niste produse accesibile oricui, fie pentru biroul de acasa, daca esti o firma mica sau o companie cu foarte multi angajati, preturile nu difera in functie de formatul lor, daca sunt un model mic sau mare, referitor la cotor, acesta difera in functie de tipul materialului si de marca lor, ca la orice alt lucru, dar pot varia de la 5 lei in cazul celor marmorate pana la 15 lei cele plastefiate, de la un brand de renume international, sau 6 lei cele comune.
Un alt aspect esential se refera la hartia pe care se tiparesc toate documentele dumneavoastra ce au o semnificatie mare, precum contracte de vanzare cumparare incheiate intre dvs si colaboratori, facturile sau alte tipuri, aceastra trebuie sa fie una de calitate ce confera un grad de alb suficient de mare pentru a rezista in timp in starea initiala si pentru a inlatura procesul de ingalbenire al acestia, ba mai mult atunci cand va fi pusa in bibliorafturile colorate sau marmorate pe care le veti folosi pentru a pastra aceste lucruri, exista posibilitatea ca in decursul catorva ani printul sa dispara din cauza faptului ca, aceasta a fost de calitate slaba iar cartusul nu s-a imprimat in totalitate in toti porii hartiei.
Pentru a diferentia atunci cand faceti o achizitie de produse pentru biroul dumneavoastra sau daca sunteti in departamentul de achizitii al unei companii, trebuie sa urmariti cateva aspecte fundamentale in alegerea celor de papetarie potrivite.
- Puteti lua in calcul daca ai nevoie de bibliorafturi in diverse culori sau de cele din carton simplu monotone, chiar daca vor da o stare de spirit mult mai buna si un birou mult mai luminat si asortat, pana la urma pretul conteaza, dar diferenta nu este atat de mare pentru a face din asta un factor de decizie strict.
- Asigura-te ca poti obtine un pret mai mic in functie de cantitate, sau cel putin daca alegeti sa faceti un cos de produse mai mare transportul sa fie gratuit, asta va aduce un plus pentru bugetul dvs. de achizitii.
- Ieftin nu inseamna intotdeauna si bun pentru nevoile pe care le aveti, va puteti lovi de situatia in care cumparati produse foarte ieftine si constatati ca acestea nu sunt cele potrivite, iar in aceasta situatie nu aveti ce face, cel mai indicat este sa cantariti foarte atent ofertele existente si selectati si dupa recenziile pe care le lasa alti utilizatori ai produselor pe care intentionati sa le folositi pentru echiparea biroului, sau consumabilele uzuale.
- Trebuie sa ai mereu stocuri minime la produsele cele mai consumate in cazul in care exista perioade in care ramai fara acestea, trebuie sa ai mici solutii de rezerva pana cand ajunge din nou comanda de produse, astfel nu risti sa nu poti emite facturi din lipsa hartiei sau sa ramai cu o gramada de acte de acte ne terminate din cauza faptului ca nu ai un biblioraft.
Bibliorafturile colorate se folosesc chiar si de catre elevi, mai ales pentru a-si face un portofoliu cu lucrurile de o semnificatie mai mare pentru materiile pe care le-au parcurs, acestea ii ajuta in organizarea benefica a cursurilor pe parcursul unui ciclu scolar, de exemplu pot pastra la o materie, materialele importante din clasele IX-XII, iar acolo vor avea la indemana cele mai importante referinte pentru a trece mai usor prin lectiile ce trebuiesc parcurse pentru promovarea anumitor examene.
Profesorii pot tine lucrarile in acestea si pot diferentia usor separandu-le in functie de initiale, ceea ce le face un suport extrem de util in orice mediu de lucru atat pentru cei profesionisti ce au nevoie de cantitati mari pentru arhivare cat si pentru acasa pentru a mentine de exemplu fotografiile intr-un mediu sigur si usor accesibil.
Articol de Adrian M.
