Organizarea unui eveniment presupune o planificare indelungată și atentă, a tuturor detaliilor (logistică, decor, buget etc.) ce pot duce către succesul sau eșecul evenimentului.
Cel mai important lucru este să reușești să ai mereu imaginea de ansamblu a evenimentului și să întâmpini neprevăzutul într-un mod eficient. Iată 8 reguli de aur ce te vor ajuta să organizezi un eveniment reusit:
1. Stabilește scopul și conceptul evenimentului evenimentului. Este important să știi de la început ce fel de eveniment vei organiza (corporate, privat, lansare de produs, nuntă, botez, eveniment media etc.), astfel încât să-ți cunoști audiența și să personalizezi evenimentul în funcție de invitați.
2. Verifică disponibilitatea zilei în care dorești să organizezi evenimentul. Este posibil ca în preajma sărbătorilor majoritatea invitațiilor să fie plecați în concediu și să nu fie disponibili pentru a participa la un eveniment.
3. Cere confirmare de participare invitațiilor și fii sigur că există spațiu suficient pentru buna desfășurare a evenimentului.
4. Stabilește care va fi echipa care te va ajuta și fii sigur că fiecare a înțeles ce responsabilitate are în cadrul echipei. Verifică periodic status-ul sarcinilor pe care le-ai delegat echipei.
5. Stabilește bugetul alocat și păstrează un fond pentru cheltuieli neprevăzute (în general acest fond reprezintă 10% din bugetul total).
6. Programează întâlniri individuale cu mai mulți furnizori de catering. Trebuie să degusti mâncarea înainte de eveniment și să fii sigur că au toate autorizațiile de funcționare și sanitare valabile. Nu uită să ai un meniu variat, deoarece este posibil să ai invitați vegetarieni sau raw vegani. De asemenea, pentru copii, poți să servești un meniu special.
7. Planifică fiecare moment și nu lasă timp liber unde va trebui să decizi pe moment ce se va întâmpla. Este recomandat să ai un desfășurător al evenimentului și să cunoști până la final programul.
8. După ce evenimentul s-a terminat, le poți mulțumi invitațiilor la plecare și a două zi pe mail. Încearcă să obții un feedback sincer de la participanți, deoarece o părere obiectivă te poate ajuta la buna desfășurare a următoarelor evenimente.
Te așteptăm la Palatul Noblesse, pentru evenimente de calitate și autentice. Echipa de profesioniști de la Palatul Noblesse te va ajuta să oferi invitațiilor tăi o experiență unică și completă.
