Viva voce

Citeam deunazi pe Business Week (editia americana) un articol despre cum poti sa fii un vorbitor de exceptie (in primul rand, concizia!) urmat de un slideshow extrem de interesant despre cele mai grave greseli in prezentare, ambele provocandu-ma sa alcatuiesc o lista cu ce cred eu ca sunt cele mai des intalnite erori in vorbitul in public, in calitate de reprezentant al unei companii.

1. Cititul

Pentru mine sunt anatema atat cititul de pe slide cat si cititul de foile de hartie. Imi amintesc de un seminar la o editie anterioara a Galei Societatii Civile, in care reprezentanta unei asociatii de business de prestigiu a scos un “referat”� de circa 5 pagini si a purces sa il citeasca in lumina chioara a Salii Rebreanu (?) din Teatrul National, stand chircita in fotoliul scund, cu capul aplecat asupra hartiilor pentru a descifra ceea ce ea insasi scrisese acolo cu cateva zile in urma.

Pe vremea cand faceam cursuri de oratorie si retorica, invatasem o formula simpla pentru a adauga forta persuasiva si interes unui discurs public, indiferent de continutul acestuia: SPATE. Adica STANCE (pozitie), PROJECTION (adica proiectarea vocii pentru a fi auzita bine de toti ascultatorii, indiferent de pozitia in sala), ATTITUDE (atitudine: incredere, relaxare etc.) TEMPO si EYE CONTACT (contactul vizual). Cititul (constant, nu uitatul ocazional pe notite) dauneaza tuturor acestor aspecte. Postura, atunci cand se citeste, e garbovita, transmitand nonverbal lipsa de deschidere spre comunicare, vocea nu se mai indrepta inspre sala ci inspre pupitrul pe care se afla foile discursului, si deci se aude mai prost, vorbitorul nu este increzator, relaxat, ci conditionat de a isi gasi mereu locul pe pagina si de a parcurge textul corect, fara a se balbai, tempo-ul difera de cel al vorbirii normale, fiind cel mai adesea monoton, lipsit de accente si sublinieri, iar contactul vizual e absent, deci intre vorbitor si public nu se stabileste o relatie, si nu exista nici o ajustare a duratei sau continutului in fucntie de reactia publicului. Intr-un cuvant, plicticos.

Apropo de acest comentariu, imi aduc aminte de reactia unui cursant de acum doi ani la niste sfaturi legate de vorbitul in public pe care tocmai le terminasem de dat. Spune el: “Am fost aseara in Prometheus unde Andrei Plesu citea un text despre traducerea Bibliei din aramaica (?). Si citise cu nasul in foaie, nu asa cum spuneti dumneavoastra, si toata lumea l-a ascultat pe nerasuflate, fara sa se plictiseasca.”� E un comentariu valid, pentru cei ce vorbesc in fata unui public deja dornic sa ii asculte (dar si asa, tot mai bine e primit un discurs livrat frumos, expresiv, stabilind un contact cu auditorii), si in general informat si interesat despre subiect. Ceea ce nu se intampla foarte des in lumea de business.

2. Prezentarea pe langa subiect.

Mi s-a intamplat de multe ori sa particip la seminarii, conferinte sau paneluri la care, indiferent de subiect, vorbitorul sa inceapa sa-si prezinte compania si ce face ea, cu prea putina tangenta cu subiectul pe care era chemat sa il acopere. Vina e de multe ori a PR-ilor, care-si trimit reprezentantii pe teren cu “prezentari-conserva”�, pe care nici PR-ul si nici reprezentantul nu se obosesc sa le actualizeze. In alte ocazii, vina este a organizatorilor, care nu informeaza corect vorbitorii despre tema, ii invita in ultimul moment, sau modifica pe ultima suta de metri orientarea discutiei. In orice caz, vorbitul pe langa subiect imi displace, si este nociv imaginii companiei, despre care ascultatorul poate usor sa spuna: “cine Dumnezeu l-a angajat si pe asta, care spune numai balarii, etc. etc. etc.”�

In cazul meu, ca sa evit aceasta greseala capitala, pisez organizatorul cu intrebari, si ma pregatesc in consecinta, ascult cu atentie ce spun antevorbitorii si incerc sa fac legaturi intre discursul lor si spusele mele, si bine inteles, imi dezvolt constant abilitatile de improvizare (extemporaneous speaking). Ca organizator, trimit un brief pentru speaker, sau cer vorbitorilor un outline, pe care il fac sa circule printre ceilalti vorbitori, instruiesc moderatorul sa directioneze panelul prin intrebari, sau deschizand discutia catre intrebarile din sala s.a.m.d. Sau refuz sa vorbesc, atunci cand s-au produs modificari si nu sunt pregatita si nici nu ma pot pregati. Mai bine sa se supere trei organizatori decat o sala intreaga.

3. Sfantul Powerpoint

E vina celor care folosesc Powerpointul in loc de Word, ca sa trimita prezentari, idei, desene. De, e mai versatil. Insa aceasta cutuma a dus la proliferarea prezentarilor proaste. Intrucat toate aceste texte insotite de imagini nu sunt de fapt redactate ca suport pentru o aparitie publica, ci ca instrumente de sine statatoare. Iar cand devin unealta unui vorbitor, te ametesc, sunt stufoase, neclare, sau inutile. Powerpointul eficient, atunci cand e folosit ca suport de prezentare propriu-zisa, se supune unor reguli clare:

• o idee pe slide
• nu mai mult de 6 randuri pe slide
• font de minimum 18 puncte
• unitate grafica de la slide la slide (inclusiv pozitionarea elementelor grafice si a ilustratiilor, bullets, titluri, formatarea pe coloane sau nu s.a.m.d.)
• text concis si succint, folosit ca ilustrare a discursului, si nu pentru a il inlocui

In general, atunci cand ma ajut in discurs cu un Powerpoint, sunt atenta sa nu ma intorc la el ca sa citesc de pe ecran si mentionez in principal:

• date sau momente cheie
• statistici
• diagrame si grafice si mai putin cuvinte (Treaba e alta cand folosesc si eu, ca toata lumea, powerpointul ca un alt fel de editor de text).

Deocamdata atat. Lista Business Week e mai completa si mai impersonala si un must pentru toti cei ce sunt in situatia de a vorbi la un moment dat in public.